Основні об’єкти текстового документа

Розрізняють наступні основні структурні одиниці текстового документа:

• символ – найменший елемент тексту;
• слово – буквений або цифровий ряд, обмежений пробілами або символами пунктуації;
• абзац – набір письмових елементів, що починається з червоного рядка;
• рядок – ряд символів всередині абзацу, який розташований в межах однієї горизонтальної лінії між межами полів документа;
• фрагмент – довільна безперервна частина тексту (може бути як одне слово, рядок, абзац, так і весь документ).

Сторінка в текстовому документі – це уривок тексту, що поміщається на аркуші певного формату.

Таблиця з поясненнями на тему “Основні об’єкти текстового документа”

Ця таблиця розглядає різні об’єкти, які можуть входити до текстового документа, роблячи його більш структурованим, інформативним та зручним для читання.

Комп’ютер – основний інструмент роботи з текстом

У сучасному світі комп’ютер – унікальний пристрій, в тому числі і для роботи з текстовою інформацією. Елементарні програми для текстових документів мають можливість створення текстів, складених із символів, що друкуються з клавіатури, і невеликий комплект інструментів для оформлення інформації.

Для підготовки найбільш складних текстів з графіками, табличним поданням даних, написами, схемами, картинками і фотографіями доцільно використання сильних текстових процесорів.

Серед безлічі програм, призначених для роботи з текстовою інформацією, виділяють наступні:

Foxit Reader – безкоштовна програма для відкриття текстових документів у форматі PDF. Крім перегляду, вона має можливість редагувати і відправляти текст на друк.

Libre Office Writer – вільний офісний додаток. Прямий аналог Open Office Writer.Текстовий документ, надрукований у цій програмі, матиме формат ODF.

Adobe Reader – зручна програма для роботи текстовими документами в форматі PDF, використовуваного для створення текстової інформації високої якості.

Open Office Writer – безкоштовне програмне забезпечення, повна альтернатива додатку Microsoft Office Word. Підтримує багато форматів. З мінусів цього додатка – відсутня автоматична перевірка граматики.

Word pad – стандартна програма операційної системи Microsoft Windows, що володіє обмеженими функціональними можливостями.

У більшості випадків для створення текстового документа використовують програму Microsoft Word, що має багатий арсенал інструментів для обробки текстовою інформацією. Дозволяє створювати документи різної складності.

Основні стадії підготовки електронного текстового документа:

Таблиця з описом і поясненням 10 програм для роботи з текстом

Ця таблиця надає короткий опис і використання десяти різних програм для роботи з текстом, включаючи текстові процесори, редактори коду та інструменти для написання та редагування текстового вмісту.

Вимоги до оформлення документації

На кафедрі прикладної математики під час оформлення випускних атестаційних робіт, звітів із курсових проектів та робіт, звітів із практик, звітів із лабораторних робіт та іншої документації від студентів вимагається дотримуватися вимог державних стандартів з оформлення текстових документів і, зокрема, звітів у сфері науки і техніки.

Для зручності студентів, кафедра прикладної математики підготувала вказівки на основі цих стандартів, які уточнюють та доповнюють найважливіші їх положення.

Формат сторінки

Усі документи потрібно виконувати на сторінках із такими параметрами:

• формат А4 (210х297 мм)
• береги: верхній — 2 см, нижній — 2 см, лівий — 2 см, правий — 1 см
• сторінки слід нумерувати арабськими цифрами, додержуючись наскрізної нумерації впродовж усього тексту документа. Номер сторінки проставляють у правому верхньому куті сторінки без крапки в кінці
• на всіх аркушах, що передують «Змісту», номер сторінки не ставлять

Основний текст

Основний текст документа повинно бути виконано українською мовою та відформатовано так:

• шрифт — Times New Roman, 14 кегль
• міжрядковий інтервал — 1,5 рядка, без жодних відступів «до» та «після»
• абзацний відступ повинен бути однаковий упродовж усього тексту і дорівнювати 1,25 см
• вирівнювання тексту — по ширині

Структурні елементи

Структурними елементами документа є розділи, підрозділи та пункти, а також спеціальні структурні елементи — «Анотація» (наводять за потреби, може бути українською та англійською мовами), «Зміст», «Перелік умовних позначень, скорочень і термінів» (наводять за потреби), «Вступ», «Висновки», «Перелік посилань». При цьому:

• розділи, підрозділи та пункти повинні мати заголовки
• заголовки розділів та спеціальних структурних елементів слід розташовувати посередині рядка і друкувати великими літерами без крапки в кінці, не підкреслюючи та не виділяючи (напів)жирним
• заголовки підрозділів та пунктів слід починати з абзацного відступу і друкувати маленькими літерами, крім першої великої, без крапки в кінці, не підкреслюючи та не виділяючи (напів)жирним
• якщо заголовок складається з двох і більше речень, їх розділяють крапкою
• відстань між заголовком і дальшим чи переднім текстом має бути два рядки. Між двома заголовками пропусків рядків бути не повинно
• кожний розділ та спеціальний структурний елемент повинен починатися з нової сторінки
• підрозділи та пункти повинні починатися на поточній сторінці
• не допускається розміщувати заголовок підрозділу, пункта в нижній частині сторінки, якщо після нього розміщено тільки один рядок тексту
• розділи повинні мати порядкову нумерацію в межах документа й позначатися арабськими цифрами без крапки, наприклад, 1, 2, 3 і т. д.
• підрозділи повинні мати порядкову нумерацію арабськими цифрами в межах кожного розділу; номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою; після номера підрозділу крапку не ставлять, наприклад, 1.1, 1.2 і т. д.
• пункти повинні мати порядкову нумерацію арабськими цифрами в межах кожного підрозділу; номер пункта складається з номера розділу, номера підрозділу і порядкового номера підрозділу, відокремлених крапками; після номера пункта крапку не ставлять, наприклад, 1.1.1, 1.1.2 і т. д.

Перелік умовних позначень, скорочень і термінів

У цьому структурному елементі документа потрібно подати та розшифрувати скорочення термінів та понять, які зустрічаються в тексті більше двох разів (окрім загальноприйнятих). При цьому в самому тексті після першого згадування відповідного терміну чи поняття потрібно в дужках подати його скорочення.

Скорочення потрібно подавати в алфавітному порядку. Скорочення латиницею повинні передувати скороченням кирилицею.

Якщо скорочень у документі немає, відповідний структурний елемент можна пропустити.

Зміст

«Зміст» документа потрібно оформлювати згідно з додатком Б до ДСТУ 3008:2015 (але дивись нижче шаблони оформлення).

Рисунки та таблиці

Під час розміщення рисунків та таблиць потрібно дотримуватися таких вимог:

• рисунки слід розміщувати безпосередньо після тексту, де їх згадано вперше, або на наступній сторінці
• назву рисунка розміщують під ним посередині рядка. Назва рисунка складається зі слова «Рисунок», номеру рисунка, а також заголовку рисунка, що відокремлюється коротким тире. Рисунки повинні мати порядкову нумерацію арабськими цифрами в межах розділу, номер рисунка складається з номеру розділу та порядкового номера рисунка, відокремлених крапкою. Приклад назви рисунка: «Рисунок 3.1 – Схема розміщення» — перший рисунок третього розділу
• блок-схеми потрібно оформлювати як рисунки, вони повинні відповідати ГОСТ 19.701-90 «Єдина система програмної документації. Схеми алгоритмів, програм, даних і систем. Умовні позначення та правила виконання»
• таблиці слід розміщувати безпосередньо після тексту, де їх згадано вперше, або на наступній сторінці
• назву таблиці розміщують над нею з лівого краю рядка без абзацного відступу. Назва таблиці складається зі слова «Таблиця», номеру таблиці, а також заголовку таблиці, що відокремлюється коротким тире. Таблиці повинні мати порядкову нумерацію арабськими цифрами в межах розділу, номер таблиці складається з номеру розділу та порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою. Приклад назви таблиці: «Таблиця 5.3 – Результати обчислень» — третя таблиця п’ятого розділу
• якщо рядки таблиці виходять за межі сторінки, таблицю поділяють на частини, переносячи частину таблиці на наступну сторінку, повторюючи в кожній частині таблиці її шапку. Під час поділу таблиці на частини допускається її шапку заміняти номерами стовпців, нумеруючи їх арабськими цифрами у першій частині таблиці. У разі перенесення таблиці над її частинами, перенесеними на наступні сторінки, зліва без абзацного відступу пишуть: «Продовження таблиці __» із зазначенням номера таблиці
• вище й нижче кожного рисунка та таблиці повинно бути залишено один вільний рядок

Списки

Форматуючи списки, потрібно враховувати таке:

• перед списком ставлять двокрапку
• перед кожною позицією нумерованого списку слід ставити малу літеру української абетки з закриваючою дужкою
• перед кожною позицією ненумерованого списку слід ставити дефіс
• якщо нумерований список має два рівні вкладення, то для другого рівня слід використовувати арабські цифри з закриваючою дужкою, наприклад:

2) неживі включення протопластів;

• списки першого рівня деталізації друкують малими літерами з відступом 1,25 см, другого рівня — малими літерами з відступом 2 см

Формули

Формули в документі повинно бути виконано згідно з такими вимогами:

• формули розташовують безпосередньо після тексту, де їх згадано, посередині сторінки
• вище й нижче кожної формули повинно бути залишено один вільний рядок
• формули повинні мати порядкову нумерацію арабськими цифрами в межах розділу; номер формули складається з номера розділу та порядкового номера формули, відокремлених крапкою, наприклад, (1.3) — третя формула першого розділу
• формули у вигляді рисунків не допускаються

Перелік посилань

Усі літературні джерела потрібно оформлювати згідно з ДСТУ ГОСТ 7.1:2006 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання». При цьому:

• літературні джерела нумерують у порядку їх згадування в тексті
• не допускаються посилання на джерела, які не мають наукової цінності (наприклад, сторінки Вікіпедії)

Додатки

Додатки слід оформлювати на сторінках документа, наступних після «Переліку посилань». При цьому:

• кожний додаток потрібно починати з нової сторінки
• додаток повинен мати заголовок, надрукований угорі малими літерами з першої великої по центру. Посередині рядка над заголовком малими літерами з першої великої повинно бути надруковано слово «Додаток __» і велика літера, що позначає додаток
• додатки слід позначати послідовно великими літерами української абетки, за винятком літер Ґ, Є, З, І, Ї, Й, О, Ч, Ь, наприклад, Додаток А, Додаток Б і т. д.

Посилання в тексті

У тексті документа повинні бути посилання на всі рисунки та таблиці, а також на всі джерела з «Переліку посилань». При цьому:

• посилання в тексті на джерела слід зазначати порядковим номером за «Переліком посилань», виділеним двома квадратними дужками, наприклад, […] у роботах [1–7] […]
• при посиланнях на розділи, підрозділи, пункти, рисунки, таблиці, формули, додатки зазначають їхні номери. Слід писати:
  • […] у розділі 4 […]
  • […] дивись 2.1 […]
  • […] (див. 3.2) […]
  • […] за 3.3.1 […]
  • […] відповідно до 2.3.3 […]
  • […] на рисунку 1.3 […]
  • […] у таблиці 3.2 […]
  • […] за формулою (3.1) […]
  • […] у рівняннях (1.23)–(1.25) […]
  • […] у додатку Б […]

  Лістинги програм

  Лістинги програм, як правило, подають в окремому додатку.

  Оформлювати лістинг дозволяється шрифтом Times New Roman 8 кегля, з одинарним міжрядковим інтервалом.

  Шаблони оформлення

  Кафедра прикладної математики підготувала шаблони, які враховують вищенаведені вимоги:

  Структурні елементи документа. Правила оформлення тексту

  Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.

  Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

  Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Бланки виготовляються двох форматів – А4 та А5 (наприклад, для довідок).

  Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

  Формуляр-зразок передбачає такі реквізити й їх розташування в управлінській документації (табл. 3.1).

  Таблиця 3.1. Реквізити і їх розташування

  Розташовується посередині бланка або в кутовій частині аркуша над серединою рядків з назвою організації

  Емблема організації чи підприємства

  Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

  У верхньому лівому куті або посередині документа

  Код підприємства, установи, організації

  У верхньому правому куті під кодом підприємства, організації, установи

  Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа

  У верхньому правому куті або посередині рядка

  Повна назва установи, організації або підприємства –

  У верхньому лівому куті. Може наноситися 1 за допомогою штампа або друкарським способом

  Назва структурного підрозділу

  У верхньому лівому куті. Дозволяється друкувати машинописним способом

  Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку

  У верхньому лівому куті аркуша, оформлюються відповідно до поштових правил: вул. Володимирська, 68, м. Київ – 33, тел. 221-70-80.

  На бланку для листів зазначають номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва, МФО М 321518.

  Зліва або посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів. Залежно від зазви встановлюється формуляр, структура рекету, особливості викладу

  Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо ж документ складено не на бланку, то дата ставить-я під текстом ліворуч

  У верхній лівій частині сторінки. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний пошук документа, контроль виконання

  Посилання на індекс та дату вхідного документа

  У верхній лівій частині сторінки. Містить дату та індекс, зазначені в документі організацією, яка уклала чи видала документ

  Місце укладання чи видання

  У верхній лівій частині сторінки. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ

  Гриф обмеження доступу до документа

  Праворуч під кодом форми. Записується з с ередини рядка: для службового користування, (цілком) таємно

  В особових офіційних документах – праворуч у верхній частині сторінки. Кожен елемент – назва установи, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з нового рядка

  У верхній правій частині документа

  Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця” якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання документа; особистий підпис керівника; дата

  Друкується малими літерами, розташовується під назвою виду документа; як правило, починається з прийменника “про”

  3 лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа

  Складається з таких логічних елементів:

  Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля)

  Відмітка про наявність додатка

  Ліворуч у верхній половині сторінки

  Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису належать:

  • o зазначення посади (ліворуч);
  • o ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч);
  • o підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться
  • o слова “узгоджено” або “погоджено”;
  • o назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ;
  • o особистого підпису;
  • o його розшифрування;
  • o дати.

  Розташовується нижче від реквізиту “підпис” або на окремій сторінці

  Внутрішнє узгодження документа – його візування. Віза складається з особистого підпису особи, яка візує документ, і дати. Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою: Не заперечую

  Декан факультету ТЦР та ФХП (підпис) Г.О. Сімахіна

  Прикладається до документів, які вимагають особливого засвідчення. Печатки бувають гербові (для документів, що засвідчують фізичні або юридичні права осіб) та прості (круглі, квадратні, трикутні – для документів, що використовуються за межами організації, для довідок 3 місця роботи тощо)

  У правому верхньому куті пишеться слово ‘копія”; під реквізитом “підпис” – слово ‘правильно”; зазначається дата, посада виконавця, підпис і його розшифрування. V разі потреби засвідчується печаткою

  Прізвище виконавця та номер Його телефону

  Обов’язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:

  • o прізвища виконавця;
  • o номера його службового телефону. Ставляться в нижньому лівому куті останньої сторінки документа

  Відмітка про виконання документа й скерування його до справи

  У лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки; містить:

  • o стислу довідку про виконання;
  • o слова “до справи” та номер справи, до якої має бути підшитий документ;
  • o дату скерування документа до справи;
  • o підпис керівника структурного підрозділу або виконавця

  Відмітка про перенесення даних на машинний носій

  Після тексту, в нижній частині документа. Містить:

  • o запис “Інформація перенесена на машинний носій”;
  • o підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
  • o дату перенесення

  Містить скорочену назву організації, що отримала документ, та дату його надходження.

  Розташовується праворуч на нижньому полі документа

  У верхній частині документа

  Головним елементом документа є текст. Це сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення змісту, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою.

  Членування тексту на складники, графічне відокремлення однієї частини тексту від іншої, а також використання нумерації, заголовків, підзаголовків тощо називається рубрикацією. Вона є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера, а ступінь її складності залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ тексту на абзаци.

  Абзац – це відступ праворуч у рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. У текстах англомовних документів абзацний відступ робиться зрідка, натомість пропускається один рядок. Слід пам’ятати, що абзац, якою б не була його довжина, – це внутрішньозамкнене смислове ціле, яке виражає закінчену думку.

  Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, які містять лише одне речення. Наприклад:

  На підставі згаданого вище вважаємо, що представлена дисертаційна робота має важливе наукове та практичне значення, відповідає вимогам ВАК України до кандидатських дисертацій, а її автор – Бондаренко Леся Олександрівна заслуговує на присвоєння їй наукового ступеня кандидата філологічних наук (3 відгуку).

  Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації – комбінована (традиційна) й нова.

  Комбінована нумерація ґрунтується на використанні різних типів символів – слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов’язково має бути логічною, послідовною й будуватися за ознакою зростання.

  Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

  • o після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
  • o номер кожного складника включає номери вищих ступенів поділу:
  • – розділи – 1., 2., 3., 4.;
  • – номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремленого крапкою – 1.2., 1.3., 1.4. тощо;
  • – номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою – 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. тощо;
  • – номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою – 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3. тощо.

  Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дає змогу не вживати словесних найменувань і символів (табл. 3.2).

  Таблиця 3.2. Комбінована та нова системи нумерації