Як побудувати ефективні комунікації: інструкція для освітян

Звіти, повідомлення про конкурси, публікації наказів, протокольні фото з нарад та колегій, – звичний спосіб, як освітні управлінці розповідають про свою роботу. Проте такі форми взаємодії з громадськістю вже нікому не цікаві.

В українській освіті відбуваються тектонічні зміни – вперше масово закуповуються нові меблі та обладнання для початкових класів, вперше завдяки децентралізації здійснюються сучасні ремонти в школах і садках, які кардинально змінюють шкільне середовище, вперше вчителі масово проходять навчання сучасних методик викладання, вперше кардинально змінений зміст освіти в початковій школі.

Реформу здійснюють конкретні люди – управлінці на місцях. Але не завжди вони вміють правильно і чітко донести інформацію про зміни, не використовують на повну приводи для поширення інформації про реформу.

Про це йшлося під час тренінгу “Ефективні комунікації для освітніх управлінців”, який проводили консультантка з комунікацій, радниця міністра освіти та науки з питань комунікацій Іванна Коберник та експертка зі стратегічних та кризових комунікацій Катерина Краснова.

“Нова українська школа” записала тези, як освітяни можуть цікаво розповідати про свою роботу. Це така “дозволена шпаргалка”, яка, сподіваємося, стане у пригоді багатьом освітнім управлінцям.

А невдовзі всі охочі зможуть поглибити свої знання та навчики з ефективних комунікацій за допомогою онлайн-курсу, який розробляє ГО “Смарт освіта” у партнерстві зі студією онлайн-освіти EdEra та за підтримки Представництва Фонду Фрідріха Науманна в Україні.

Катерина Краснова

1. Комунікація – це інструмент побудови довіри і репутації вашої організації. Це двосторонній процес. Адже ефективність комунікації оцінюється через те, як саме вас зрозуміли. Ефективність не вимірюється кількістю прес-релізів, виступів, нарад або новин. Це другорядні речі. Те, які знання, думки, досвід, емоції залишилися у вашої аудиторії, і є критерієм того, чи досягли ви успіху.

2. Тон комунікаціям задає керівник організації. Приділяйте цій функції увагу не меншу, ніж господарським та фінансовим питанням.

3. Комунікацію необхідно планувати, як і будь-яку іншу управлінську діяльність. Для складання комунікаційного плану потрібно визначити мету і відповісти на ключові звпитання: ХТО? ЩО? КОМУ? КОЛИ? ДЕ/ЯК? говорить або діє.

• Комунікаційна мета має бути прив’язана до стратегії діяльності організації та підтримувати/полегшувати її втілення.
• Після мети треба визначити цільові аудиторії, на які спрямована комунікація. Це відповідь на запитання КОМУ? Цільові аудиторії – це батьки, вчителі, учні або місцеві депутати. Це групи людей, які мають найбільший вплив на досягнення вашої мети.
• Далі – формуємо ключове повідомлення та аргументи, що його підтверджують (ЩО?) і обираємо спікерів (ХТО?). Ключове повідомлення – це найважливіша ідея, суть, думка, яку вам важливо донести своїй аудиторії. Ключове повідомлення має бути простим і зрозумілим вашим цільовим аудиторіям. Його необхідно повторювати багато разів через різні канали комунікації.
• Канали комунікації – це ваш сайт, ваші сторінки в соцмережах, засоби масової інформації, прямі зустрічі, конференції тощо. Їх ми також визначаємо у плані комунікації. Через які канали комунікації буде швидко та легко донести наше повідомлення до аудиторії? Які формати для цих каналів застосувати? Які супровідні матеріали (фото, відео, схеми) для них підготувати? Це відповіді на запитання ДЕ/ЯК? Для різних каналів (наприклад, офіційного сайту та сторінки в ФБ) готують різні повідомлення. Для різних цільових аудиторій використовують різні канали.
• Далі потрібно запланувати час: коли починаємо комунікацію і скільки часу її продовжуємо. Це відповідь на запитання КОЛИ?
• Коли ми плануємо бажану реакцію цільової аудиторії, важливо планувати не тільки ЗНАННЯ-РОЗУМІННЯ-СПРИЙНЯТТЯ. Тобто, що в результаті комунікації має знати ваша цільова аудиторія, що вона має зрозуміти та як сприйняти ваші діі/повідомлення. Також дуже важливо запланувати і спрогнозувати емоції, які вона буде відчувати під час комунікації.

4. Формуванню довіри сприяють конкретні результати, компетентність і професіоналізм, орієнтація на потреби громадян, авторитет і репутація лідерів, відповідальність та звітність, наявність команди та її консолідованість, позитивні відгуки про вашу діяльність від колег та знайомих.

5. Вчинки важливі. Правильні дії свідчать самі за себе. Але про них мають ЗНАТИ, РОЗУМІТИ їх, та СПРИЙМАТИ. Потрібно їх правильно висвітлювати, пояснювати, перевіряти та вимірювати реакцію на них.

6. Використовуйте прості, лаконічні та зрозумілі вашим аудиторіям заголовки. Вони мають або привертати увагу читача, або нести ваше ключове повідомлення.

Речення “53 сільські школи району отримали нові меблі” нічого не говорить тим, хто не знає, скільки в районі сільських шкіл. Але “98% сільських шкіл району вже отримали нові меблі” – звучить переконливо. Завжди намагайтесь зробити зрозумілим масштаб події.

7. Застосовуйте дієслова (минулого та теперішнього часу, доконаної форми – “зробив”, “втілив”), а також відповіді на запитання (наприклад, “Як побудувати ефективну комунікацію?”).

Уникайте занадто складних речень, канцеляризмів, “казенної мови”, жаргону і термінів, зайвого пафосу.

Малюйте образи – словами та картинками. Розповідайте історії – на окремому прикладі можна і висвітлити проблему, і продемонструвати її рішення.

Якщо є цікава подія – пишіть і говоріть про це. Якщо нема – думайте, як її створити. Обирайте правильний формат для висвітлення. Іноді доречний короткий пост вартий кількох ефірів і публікацій.

8. Фото – це простий і дієвий спосіб привернути увагу до повідомлення.

Надавайте перевагу сучасним приміщенням і яскравим кольорам, використовуйте крупний та середній план із живими емоціями, динамічними рухами замість “багатофігурної композиції” з застиглими обличчями.

Намагайтеся, щоб на фото з людьми потрапляли важливі символи – вони можуть сказати більше, ніж десятки слів. Наприклад, для реформи НУШ таким символом стала зелена ручка. Для реформ в міністерстві юстиції – мобільний телефон: за його допомогою тепер доступні більшість сервісів, які раніше можна було отримати лише, вистоявши в довгих чергах.

9. Демонструйте, що у вас є команда, як у візуальних, так і у вербальних повідомленнях.

Надавайте перевагу займеннику “Ми”.

Використовуйте фото з кількома учасниками, які роблять спільний жест, мають однаковий елемент в одязі, тримають у руках схожі предмети.

10. Цифри допомагають створити яскраві заголовки: “Топ-5 запитань до…”, “10 фактів про…”, “Три головні аргумент “за” і “проти”…”.

У повідомленнях стануть у пригоді такі ключові слова: “цифра тижня (місяця, року)”, “рейтинг”, “статистика”, “результати опитування”, “кожна друга родина”.

11. Говоріть не про процеси, а про результат, навіть проміжний. Результат має бути важливим для вашої цільової аудиторії, а не тільки для вас. Саме тому, проведення наради – це результат для вас, а не для людей. Тож потурбуйтесь, щоб розповісти саме про рішення, які ви на цій нараді ухвалили, та пояснити, чому це важливо та як це вплине.

Збирайте всі досягнення в одному місці та говоріть про них за кожної можливості.

Намагайтеся концентрувати увагу на змінах та конкретних підтвердженнях (місцях, людях тощо).

Іванна Коберник

1. Щоб ефективно спілкуватися з журналістами і бути задоволеними результатом співпраці, необхідно розуміти принципи роботи мас-медіа і хто такий журналіст.

Мета всіх мас-медіа – щоб їх читали, дивилися, слухали. Вони мають писати про те, що буде популярним, що обговорюватимуть і про що чекатимуть нових повідомлень. Водночас, стрімкий розвиток інтернету і здешевлення технологій передачі зображення та звуку практично знищили такий журналістський термін як дедлайн: у сучасному світі інформація про подію з’являється одразу, як вона сталася. Це означає, що журналісти працюють під сильним тиском часу і термінів, і це важливо враховувати, надаючи їм інформацію.

2. Яка мета журналіста? Отримати цікаву новину і написати цікавий матеріал.

Цінною новиною є та, яка відбиває тенденцію, до неї дотичні відомі люди чи вона зачіпає інтереси і має вплив на великі групи людей. Новиною стає все, що має префікс “Най-”: найбільший, найперший, найкращий. Новиною завжди будуть проблеми – все, що порушує усталений порядок речей. Надзвичайні події, катасрофи, аварії – завжди будуть в новинах.

3. Отже, єдина причина для журналіста спілкуватися з вами – це отримати цікаву новину. Єдина причина для вас спілкуватися з журналістами – це доносити ваші ідеї, думки, інформацію про вашу діяльність, які заслуговують стати цікавою новиною.

4. Спілкуючись з журналістами, будьте людиною, а не роботом. Поводьтеся природно та виявляйте емпатію. Ви – не жертва журналістів, а дуже важлива персона. Ви – експерт, який знає більше, ніж журналіст і його аудиторія. Ваша мета – донести важливу інформацію до громадськості простою зрозумілою мовою.

5. Доносити свої повідомлення простою зрозумілою мовою можна навчитися, але до кожного спілкування з журналістами треба готуватися. Насамеред, необхідно розробити своє Ключове повідомлення (його ще називають Меседж).

– Меседж має бути простим, чітким і зрозумілим.

– Меседж має бути підтверджений фактами, цифрами, аргументами, прикладами, статистикою, результатами досліджень.

– Меседж запам’ятається краще, якщо буде підкріплений історією, кумедним епізодом чи матиме емоційну прив’язку.

Для одного спілкування з журналістами необхідно мати не більше 2-3 меседжів.

6. Якщо вас запросили на інтерв’ю, насамперед необхідно отримати всю організаційну інформацію від журналіста: хто звернувся по інтерв’ю, для якого ЗМІ, який тип матеріалу, які саме теми цікавлять. Врахуйте – журналісти можуть не надати списку запитань, але тему розкрити повинні.

7. З’ясувавши інформацію про медіа, поміркуйте, які дані та інформація необхідні вам для підготовки. Визначте 2-3 ключові меседжі, знайдіть цифри, факти, приклади, які їх підтверджують – і репетируйте!

8. Будьте проактивним у спілкуванні з журналістами. Надавайте інформацію, але не дозволяйте на себе тиснути. Не вживайте специфічних термінів, жаргону, говоріть просто, доступно, лаконічно. Поміркуйте – чи зрозуміє ваш виступ ваша мама чи ваша дитина-підліток

9. Завершуючи інтерв’ю, ще раз повторіть свій меседж – сказане останнім запам’ятовується найкраще.

10. Навичка спілукування з журналістами – це те, що може виробити в собі кожен управлінець, якщо практикуватиметься постійно. В освітній галузі відбувається стільки позитивних змін, стільки реальних перетворень, про які фахівці з комунікацій в інших сферах можуть лише мріяти. Зробіть так, щоб ваші зусилля стали відомими вашим цільовим аудиторіям. Освітяни заслуговують на це.

“Нова українська школа”

Титульне фото: автор – elenabs, Depositphotos

Ефективна комунікація – ключ до успіху вашого бізнесу

Я знаю, що ми часто це чуємо: “Комунікація – це ключ”. Але чи так це насправді? Звісно, так! Спілкування є важливим у кожному аспекті нашого життя. Будь то особисті чи професійні стосунки, бізнес-стратегії чи навіть емодзі, які використовуються для пом’якшення суворого тексту – це, до речі, невербальна комунікація.

Зазвичай ми думаємо, що коли щось визначається як обмін інформацією між двома або більше людьми, це стосується лише письмової та усної комунікації.

Однак спілкування – це більше, ніж просто використання слів. Воно також може включати мову вашого тіла, вираз обличчя та тон голосу; кожна з цих речей посилає повідомлення людині, з якою ви розмовляєте.

У бізнес-середовищі ви витрачаєте багато часу на спілкування. Чи то внутрішньо, окреслюючи свої цілі, повторюючи свої принципи, беручи участь у дискусіях та підтримуючи зв’язок з колегами, чи то ззовні, координуючи дії з іншими сторонами, розмовляючи з клієнтами або просуваючи свої товари чи послуги. Або ж назовні, координуючи дії з іншими сторонами, розмовляючи з клієнтами чи просуваючи свої товари чи послуги.

Я вважаю, що успішна форма комунікації – це коли повідомлення розуміють так, як воно було задумано. Без такого розуміння повідомлення може бути неправильно зрозумілим або переданим неправильно, що призведе до помилки або розчарування.

Будь-який бізнес потребує ефективної організаційної комунікації, оскільки без неї неможливо виконати завдання та процедури, які мають бути виконані для того, щоб бізнес працював. З огляду на це, давайте спочатку глибше розглянемо, чому ефективна комунікація є важливою.

Важливість ефективної комунікації

Універсальна платформа для ефективного SEO

За кожним успішним бізнесом стоїть потужна SEO-кампанія. Але з незліченною кількістю інструментів і методів оптимізації на вибір може бути важко зрозуміти, з чого почати. Що ж, не бійтеся, адже у мене є те, що вам допоможе. Представляємо вам універсальну платформу Ranktracker для ефективного SEO

Ми нарешті зробили реєстрацію на Ranktracker абсолютно безкоштовною!

Або Увійдіть, використовуючи свої облікові дані

Комунікація має значний вплив на продуктивність, культуру та ентузіазм організації. Розвиток навичок ефективної комунікації в якості менеджера забезпечує значні короткострокові та довгострокові переваги для вашої компанії. Хороший комунікатор може надихнути свою команду працювати старанніше, досягати кращих результатів та уникати непорозумінь.

Всі ці фактори можуть сприяти успіху компанії – як і вашому власному. Коли працівники беруть безпосередню участь у створенні робочих продуктів і проектів, це допомагає сформувати у них відчуття внеску в майбутнє організації. Це також мотивує їх працювати над підвищенням прибутковості, задоволеності клієнтів і впізнаваності бренду. Працівники, які особисто інвестують у досягнення цілей компанії, більше переймаються іншими аспектами. Наприклад, якщо бренд має позитивну репутацію чудового місця для роботи, це може вплинути на вашу здатність залучати та утримувати найкращі таланти в довгостроковій перспективі.

Одинадцять причин, чому ефективна ділова комунікація – це ключ до успіху

1. Створює кращу корпоративну культуру

Правильна стратегія бізнес-комунікацій має вирішальне значення для створення позитивної командної культури та робочого середовища. Компанії, які спілкуються прозоро та відкрито, мають набагато здоровішу робочу атмосферу та вищий рівень мотивації та задоволеності працівників.

З іншого боку, організації, які нехтують діловими комунікаціями як засобом покращення культури на робочому місці, страждають від низької залученості, низького рівня задоволеності працівників, низького рівня задоволеності клієнтів та високого рівня плинності кадрів.

2. Покращує зусилля з обміну знаннями

Однією з головних цілей, яку компанії намагаються досягти, інвестуючи у внутрішні комунікації, є покращення практики обміну знаннями. У світі, де працівники постійно розвиваються і навчаються новому, роботодавці повинні забезпечити легкий обмін знаннями в своїх організаціях. Без добре продуманої стратегії внутрішніх бізнес-комунікацій обмін знаннями та знаннями організації страждають.

3. Покращує залученість працівників

Згідно з дослідженням залученості працівників, проведеним компанією Ragan, комунікація керівництва є найважливішим аспектом внутрішньої комунікації, який статистично корелює із залученістю працівників. Команди внутрішніх комунікацій відіграють важливу роль у підтримці, навчанні та інформуванні лідерів про цінність комунікації.

4. Посилює міжвідомчу співпрацю

Надзвичайно складно підтримувати ефективну міжвідомчу комунікацію всередині компанії без сильного комунікаційного плану. Співробітники повинні мати можливість взаємодіяти та співпрацювати без зайвих зусиль, щоб бути більш продуктивними. Наприклад, відділи досліджень і маркетингу повинні бути на одній хвилі, а бізнес-офіс та ІТ-відділ повинні працювати синхронно.

5. Підвищує задоволеність та утримання клієнтів

Краща ділова комунікація також означає кращу задоволеність клієнтів. Якщо в організації погана комунікація, це призводить до двох наслідків, коли йдеться про обслуговування та задоволеність клієнтів: По-перше, працівники, які контактують з клієнтами, не матимуть необхідної інформації. По-друге, клієнти відчують низький моральний дух співробітників і матимуть негативний досвід.

Насправді, дослідження показало, що ставлення співробітників має значний вплив на задоволеність клієнтів, що потім призводить до збільшення доходів.

6. Усунення перевантаження електронної пошти

Від оновлення інформації про хід роботи до запитів на дані, робочих завдань, взаємодії з працівниками та зворотного зв’язку, запрошень на зустрічі, комунікації з клієнтами та постачальниками, доставки документів та привітань з днем народження – зазвичай все це відбувається за допомогою електронної пошти в компаніях.

За даними Radicati, середньостатистичний бізнес-працівник витрачає 25% свого робочого дня на рутину, пов’язану з електронною поштою. Однак лише деякі з них варті нашої негайної допомоги. Багато листів, які ми отримуємо, не мають до нас жодного відношення. Перевантаження електронною поштою зменшується у внутрішніх бізнес-комунікаціях, які використовують ефективні платформи для залучення та співпраці співробітників.

7. Зменшує плинність кадрів

Компанії з більш залученими та задоволеними працівниками мають значно нижчий рівень плинності кадрів. Щоб залучити й утримати на робочому місці міленіалів і представників молодого покоління, роботодавці повинні постійно інформувати своїх співробітників про те, що стосується їхньої роботи.

З іншого боку, занадто багато нерелевантної інформації часто призводить до стресу, відсторонення, розчарування і, як наслідок, до зниження рівня утримання працівників.

8. Краща комунікація для віддалених працівників

Віддалені команди – це шлях майбутнього. Згідно зі статистикою, до 2028 року 73% усіх бізнес-відділів найматимуть віддалених працівників. Більше того, у заможних країнах, таких як США, цей показник може з часом перевищити 75%.

Універсальна платформа для ефективного SEO

За кожним успішним бізнесом стоїть потужна SEO-кампанія. Але з незліченною кількістю інструментів і методів оптимізації на вибір може бути важко зрозуміти, з чого почати. Що ж, не бійтеся, адже у мене є те, що вам допоможе. Представляємо вам універсальну платформу Ranktracker для ефективного SEO

Ми нарешті зробили реєстрацію на Ranktracker абсолютно безкоштовною!

Або Увійдіть, використовуючи свої облікові дані

Це вимагає нового підходу до комунікації, лідерства та управління. Дистанційні команди стикаються з різноманітними комунікаційними проблемами, включаючи координацію між часовими поясами, подолання інформаційних бар’єрів та мовних і культурних перешкод. Крім того, відстань заважає членам команди відчувати свою приналежність один до одного. Однак, покращення внутрішньокорпоративних комунікацій може суттєво вплинути на те, як співпрацюють та взаємодіють віддалені команди.

9. Усунення комунікаційних бар’єрів

Інформаційні бар’єри виникають тоді, коли є занадто багато несуттєвого матеріалу. Таким чином, життєво важлива для працівника інформація може бути швидко втрачена. Ефективні внутрішні комунікації в компанії, а також використання відповідних комунікаційних інструментів мають вирішальне значення для подолання цієї проблеми.

10. Підвищує захист інтересів працівників

Коли роботодавці знають, як ефективно спілкуватися зі своїми працівниками, вони набагато успішніше перетворюють їх на амбасадорів бренду. Досягти амбасадорства бренду не так складно, як вважають багато компаній. Насправді, щасливі працівники із задоволенням долучаються до програм бренд-амбасадорства.

Існує чотири основні способи, як бренд-амбасадорство та адвокація співробітників можуть допомогти компанії в її діяльності:

• Підвищення впізнаваності бренду
• Покращуйте бренд роботодавця та залучайте якісних кандидатів
• Активізуйте маркетингові зусилля
• Збільшити продажі

Як бізнес може працювати над ефективним процесом комунікації?

1. Використовуйте правильні інструменти комунікації

Інструменти, які ви використовуєте для спілкування в команді, можуть мати великий вплив на ефективність комунікаційного процесу. Якщо ви використовуєте інструменти, які працюють повільно, не дуже зручні у використанні або потребують багато часу на навчання, то це може викликати розчарування у співробітників.

Таке розчарування може призвести до непорозумінь і втрати продуктивності та часу. Як наслідок, реальні повідомлення можуть стати розмитими в процесі роботи. Тому обов’язково проведіть дослідження щодо правильних інструментів командної комунікації, а потім робіть вибір з розумом.

Враховуйте потреби вашого бізнесу. Офісні телефонні системи для малого бізнесу можуть ідеально підходити для вашої компанії, але великі організації можуть мати інші вимоги.

2. Знати, про що ви говорите

Мудреці говорять, бо мають що сказати; дурні говорять, бо мусять щось сказати. – Платон

Незалежно від того, чи говорите ви з клієнтом, колегою або діловим партнером у професійній якості, ви завжди говорите від імені когось іншого, а не від себе. Ви можете представляти свою організацію, службу чи відділ.

Ви завжди повинні усвідомлювати, від чийого імені ви говорите і чому ви спілкуєтеся. Перш ніж говорити, подумайте про наступне:

3. Не ображайте людей

Не ображайте інших так само, як виходите з себе. Як хороший комунікатор у бізнесі, пам’ятайте, що ваша мета полягає в тому, щоб привести аудиторію у відповідність з вашими цілями. Люди набагато менше схильні слухати вас, співпрацювати з вами, якщо ви проявляєте неповагу до них у будь-який спосіб.

Універсальна платформа для ефективного SEO

За кожним успішним бізнесом стоїть потужна SEO-кампанія. Але з незліченною кількістю інструментів і методів оптимізації на вибір може бути важко зрозуміти, з чого почати. Що ж, не бійтеся, адже у мене є те, що вам допоможе. Представляємо вам універсальну платформу Ranktracker для ефективного SEO

Ми нарешті зробили реєстрацію на Ranktracker абсолютно безкоштовною!

Або Увійдіть, використовуючи свої облікові дані

Крім того, образа іншої людини дає їй новий захист, якого їй раніше не вистачало. Тепер у центрі уваги опиняється ваше ставлення, а повідомлення, яке ви щиро намагаєтесь донести, губиться на задньому плані.

4. Слухайте уважно і з увагою

Під час дискусії ви насправді не слухаєте, і ваша увага зосереджена на тому, що ви збираєтеся сказати далі, а не на тому, що говорить співрозмовник. Ви можете неправильно витлумачити або проігнорувати важливі компоненти їхнього повідомлення, що може призвести до безрезультатних рішень. Приділення співрозмовнику всієї своєї уваги – це перший крок до ефективної комунікації.

5. Зберігайте позитивну мову тіла

Вміння контролювати мову свого тіла абсолютно необхідне для спілкування. Візуалізуючи лінію, яка проходить від грудей до стелі або неба і м’яко тягне вас вище, ви можете потренуватися стояти прямо. Будьте обережні, щоб не переборщити. Ви хочете виглядати настільки природно, наскільки це можливо.

6. Слідкуйте за складними емоціями

Іноді складні умови викликають сильні емоції. Якщо ми хочемо покращити комунікацію, ми повинні вміти розпізнавати власні емоції та керувати ними. Ми також повинні вміти адекватно реагувати на прояви гніву чи незадоволення інших.

Незважаючи на те, що ми спілкуємося з іншими щодня, деякі люди не були навчені або не мали можливості практикувати відповідні техніки спілкування.

Почніть спілкуватися краще вже сьогодні

Щороку комунікативні навички очолюють список навичок, затребуваних роботодавцями. Причиною цього є те, що комунікація – це те, що підтримує наші професійні та особисті стосунки на належному рівні. Це те, як ми проявляємо турботу, каталізуємо зміни та досягаємо поставлених цілей. Це достатня причина, щоб удосконалювати та продовжувати розвивати ці важливі навички. На щастя, ми всі можемо навчитися спілкуватися краще.

Розуміння стилів спілкування допоможе вам бути почутими, незалежно від того, з ким ви розмовляєте. А це життєво важлива частина того, як керувати іншими та допомагати їм побачити вашу точку зору.

Пам’ятайте, що більшість людей поєднують різні стилі спілкування і можуть змінювати їх залежно від настрою та ситуації. Ваше завдання як комунікатора і лідера – переконатися, що всі вас розуміють, незалежно від того, з ким ви маєте справу. Незалежно від вашого стилю, якщо ви розробите спосіб спілкування з командою, який вам підходить, ви на шляху до успіху вашого бізнесу.

Ammara Tariq

Marketing Manager, Chanty

Ammara is a marketing manager at Chanty, a collaborative team chat, with a plan to take her team to new heights. With an everlasting love for marketing tactics, she’s also very fond of research writing and hopes to spread delight and knowledge to her readers.

Універсальна платформа для ефективного SEO

• Rank Tracker
• Keyword Finder
• SERP Checker
• Backlink Checker
• Backlink Monitor
• Website Audit
• AI Article Writer

Створіть свій обліковий запис сьогодні. Кредитна картка не потрібна.

Почніть користуватися Ranktracker. Безкоштовно!

Дізнайтеся, що стримує ваш сайт від ранжування.

Або Увійдіть, використовуючи свої облікові дані

Комунікація ефективна: принципи, правила, навички, прийоми. Умови ефективної комунікації

Сучасна людина прагне бути успішною скрізь – і на роботі, і в особистому житті. Кар’єра, сім’я, друзі – все це складники життя, а ефективна комунікація дозволяє налагодити всі сфери і дійти максимальної згоди. Кожен має прагнути покращити свої соціальні навички. Навіть якщо спочатку виникають складності, згодом ці знання принесуть заслужені плоди – надійні міжособистісні зв’язки.

Визначення комунікації

Різні способи передачі від одних людей до інших називають комунікацією. Вона включає всю різноманітність каналів передачі і розшифровки сигналів і буває:

• вербальна;
• невербальна;
• письмова;
• піктографічна;
• просторово-символьна і т.д.

Вважається, що комунікація ефективна, коли відправник інформації спілкується однією хвилі з одержувачем. Однак навіть спілкування в єдиній знаковій системі не дає гарантій того, що послання буде правильно розшифроване.

Ефективна комунікація дозволяє мінімізувати втрати змісту повідомлення. Для успішного просування бізнесу, для підтримки дружніх зв’язків, для яскравого особистого життя будь-якій людині буде корисно покращити свої навички спілкування.

Приклади

1. Ефективне спілкування у конфлікті. Повернувшись із армії до батьківського будинку, син провів день в оточенні родичів, після чого надвечір зібрався відвідати близьких друзів. Озираючись біля дзеркала, він почув вимогливий голос батька: «О 10-й вечора ти маєш бути вдома». Не припиняючи свого заняття син спокійно промовив: «Забудь, тату. Це вже у минулому». Лаконічність, впевненість і спокій у цьому випадку були кращим виходом конфліктної ситуації, що назрівала, оскільки саме ці якості притаманні зрілому, самостійному чоловікові.
2. Ефективне спілкування із дітьми. Дуже показовою є сценка з кінофільму «Джентльмени удачі», коли вихователь звертається до дітей, які не бажають снідати: «Діти, на сьогодні сніданок скасовується, тому що ми летимо на ракеті на Марс, а тому візьміть до рук космічні ложки і добряче підкріпіться, тому як на Землю ми повернемося тільки на обід».

Підстроювання до бажань дітей та подальша відмова від умовлянь, до яких діти ставляться з упередженням, дозволили переключити їх увагу та поглянути на ситуацію з іншого боку.

Основи ефективної комунікації

Спілкування як банальний обмін інформацією є вже у найпростіших тварин. Людина у процесі еволюції довів комунікацію до досконалості. Розмовна та жестова мова розвивалася і поступово розширилася до письмової, символьної та образної. Однак цей процес ускладнив розуміння і ефективна комунікація стає окремим об’єктом вивчення.

Комунікативний процес включає п’ять елементів:

1. Комунікатор – той, хто передає інформацію.
2. Зміст повідомлення.
3. Спосіб передачі (як вона здійснюється).
4. Аудиторія, чи реципієнт, – кому призначено повідомлення.
5. Заключний етап спілкування, що дозволяє зрозуміти, чи відбулася ефективна комунікація. Він можливий тільки якщо попередні чотири досить задовільні.

Навичка 3: Тримайте себе в руках

Для ефективного спілкування необхідно усвідомлювати свої емоції та контролювати їх. А це означає навчитися справлятися зі стресом. Коли ви рознервувалися або не в змозі впоратися з емоціями, ви, швидше за все, сприймаєте інших людей, посилаєте незрозумілі або відлякуючі невербальні сигнали і починаєте поводитися, як неврівноважена, психічно хвора людина. Скільки разів ви переживали під час розбіжностей із вашим чоловіком, дітьми, начальником, друзями чи колегами, а потім говорили чи робили щось, про що пізніше шкодували? Якщо ви зможете швидко позбутися стресу та заспокоїтися, вам не тільки не потрібно буде пізніше шкодувати, але в багатьох випадках ви допоможете охолонути і іншій людині. Тільки тоді, коли ви у спокійному, розслабленому стані, ви зможете розуміти, чи потрібно відповідати у цій ситуації чи краще помовчати, про що сигналізує поведінка іншої людини.

У таких ситуаціях, як співбесіда, бізнес-презентація, напружена нарада чи знайомство коханої людини з сім’єю, наприклад, дуже важливо управляти своїми емоціями, розуміти на ходу та ефективно спілкуватися у стресовій ситуації. Ці поради можуть допомогти:

Принципи ефективної комунікації

Без позитивного спілкування неможливо домогтися порозуміння в жодному питанні. Для того щоб переконатися в тому, що інші люди правильно сприймають вихідну інформацію, необхідно дотримуватись низки вимог.

Насамперед слід звернути увагу на принципи ефективної комунікації:

1. Спілкування має бути двостороннім. Коли всі учасники зацікавлені у позитивному результаті розмови, і вона для них рівнозначна – виникає необхідний ефект.
2. Реципієнт повинен докладати максимальних зусиль для правильного сприйняття повідомлення.
3. Повідомлення має бути чітким, структурованим та коротким.
4. Реципієнт повинен довіряти оратору, поважати його думку і не ставити під його компетентність.
5. Ефективна комунікація завжди емоційна, тією мірою, яка є прийнятною в даній ситуації.
6. Терпіння та поблажливість до чужих недоліків. Прийняття людей такими, якими вони є, без спроб щось підкоригувати та виправити.

Нижче обговоримо основні умови ефективної комунікації.

Чинники

Які фактори сприяють ефективному спілкуванню? На успішний результат комунікації позитивно впливають такі фактори:

1. Сприятлива ситуація, в якій відбувається розаговір. Наприклад, якщо ситуація, яка має на увазі інтимність, конфіденційність спілкування, сприяє тому, щоб спілкувані не були почуті оточуючими, це сприятиме довірчій розмові.
2. Сумісні психологічні характеристики учасників розмови. Сюди відносяться стать, вік, характер та темперамент учасників. Як правило, комунікація успішніша у людей близького віку, також деякі типи людей за характером і темпераментом краще взаємодіють між собою.
3. Одноманітний соціальний статус. Взаємодія буде успішнішою у людей, що належать до одного соціального класу.
4. Довірча атмосфера у колективі, його згуртованість. Наприклад, за доброзичливих норм поведінки в колективі професійна взаємодія буде на порядок ефективніша, ніж у колективі, в якому кожен звик захищати лише власні інтереси.
5. Загальні цілі та мотиви у взаємодіючих людей. Якщо ситуація має на увазі досягнення спільної мети, як правило, між партнерами набагато швидше встановлюється взаєморозуміння, що веде до успішної комунікації.

Які чинники, що знижують ефективність спілкування? Дані фактори значно знижують позитивний результат комунікації:

1. Обстановка, що не відповідає обговорюваній темі. Наприклад, при спробі обговорити конфіденційну розмову в громадському місці реципієнт — та людина, якій адресовано повідомлення, уникатиме обговорення.
2. Різний соціальний статус. Між людьми, які стосуються різних соціальних класів, часто виникає бар’єр при комунікації. Він обумовлений внутрішніми передумовами про приналежність до іншого класу, відчуттям своєї переваги чи, навпаки, неповноцінності.
3. Роз’єднаність у колективі. Ефективність ділового спілкування значно знизиться, якщо за нормами в колективі кожен повинен сам захищати власні інтереси — навіть з усвідомленням того, що це негативно вплине на вирішення професійних завдань.
4. Різні цілі. При початковому прагненні досягти різних цілей, особливо за неможливості компромісу, що задовольняє всі сторони, ефективність комунікації знижується.

Як досягти позитивного ефекту від спілкування?

Для того, щоб комунікація вважалася ефективною, повинні дотримуватися певних умов:

1. Мова має відповідати початковій меті розмови, бути адекватною. Не варто говорити занадто багато або порушувати в розмові питання, що ніяк не стосуються теми, що обговорюється. Це покращує навички ефективної комунікації.
2. Слова, що використовуються, повинні бути логічні і лексично точні, це дуже важливо для досягнення мети спілкування. Досягається шляхом постійного самоосвіти, читання різної літератури та уважного ставлення до рідної мови.
3. Сама розповідь має бути логічною та грамотною. Чітка структура викладу створює сприятливі умови для слухачів та підвищує шанси на позитивний результат.

А якими правилами спілкування ви намагаєтеся користуватися у своєму житті?

Психологи радять наступний набір правил спілкування на кожен день:

1. Виявляйте щирий інтерес до інших людей.
2. Усміхайтеся.
3. Пам’ятайте, що для людини звук її імені є найсолодшим і найважливішим звуком людської мови.
4. Будьте добрим слухачем. Заохочуйте інших розповідати вам про себе.
5. Говоріть про те, що цікавить вашого співрозмовника.
6. Давайте людям відчути їхню значущість для вас і робіть це щиро. Це правило є найважливішим!

А які правила спілкування між людьми Вам відомі і якими Ви намагаєтеся користуватися у своєму житті? Просимо поділитися у коментарях. Яброва Ксенія · 16 травня, 2021

Прийоми ефективної комунікації

Будь-яка людина живе в суспільстві і залежить від неї. Навіть найвідчайдушніші домосіди, можливо, не безпосередньо, але вступають у міжособистісні зв’язки. І для роботи, і для побутових соціальних зв’язків буде корисною ефективна комунікація. Прийоми та навички спілкування можна розвинути та покращити – це зробить життя будь-якої людини набагато простіше.

Хочете в процесі спілкування отримувати позитив? Вам буде корисно дізнатися про деякі прийоми підвищення ефективності комунікації:

1. Навчіться уважно слухати те, що кажуть. Слід не просто дивитися на співрозмовника під час розмови, а й злегка нахилитися, кивати головою, ставити доречні питання. Цей прийом дозволить максимально точно зрозуміти думку співрозмовника.
2. Говоріть чітко, стисло і по суті. Чим ясніше сформульована думка, тим більша ймовірність, що її зрозуміють і сприймуть правильно.
3. Включайте до свого арсеналу не тільки вербальну, а й невербальну комунікацію. Прийміть таку саму позу, як і співрозмовник, намагайтеся використовувати лише відкриті жести, не торкайтеся обличчя під час розмови.
4. Слідкуйте за емоційним забарвленням мови. Вона має бути помірною, але настільки, щоб співрозмовник зрозумів вашу зацікавленість у питанні.
5. Опануйте прийоми ораторського мистецтва. Вміння володіти голосом дає змогу прискорити розвиток ефективної комунікації. Чітка артикуляція, правильний тембр і вивірена гучність зроблять будь-яке повідомлення позитивним.
6. Опануйте технічними засобами комунікації. Будь-якій дорослій людині необхідно вміти користуватися телефоном, факсом, «Скайпом», електронною поштою. Навичку письмового спілкування слід розвивати регулярно.

Це лише основні прийоми, призначені для полегшення та покращення міжособистісного спілкування.

Залишайтеся врівноваженим у стресовій ситуації

Використовуйте тактику часу, щоб зайву хвилину подумати. Перш ніж відповісти, ще раз або попросіть роз’яснити висловлювання, яке викликає у вас непорозуміння. Робіть паузу, щоби зібратися з думками. Промовчати – це непогано; пауза швидше, ніж прагнення відповісти може змусити вас взяти себе в руки. Висловіть одну думку і наведіть приклад або розкажіть інформацію, що підтверджує ваше затвердження. Якщо ваша мова у відповідь занадто довга або ви даремно балакаєте про все відразу, ви ризикуєте втратити інтерес слухача. Зосередьтеся на одному судженні з прикладом, подивіться на реакцію слухача та оцініть, чи варто говорити далі ще про щось.

Висловлюйтесь чітко та ясно. У багатьох випадках те, як ви говорите може бути настільки ж важливо, як і те, що ви говорите. Говоріть чітко, підтримуйте однаковий тембр голосу, встановлюйте візуальний контакт. Нехай мова вашого тіла говорить про розслабленість та відкритість.

Наприкінці свого висловлювання зробіть короткий результат і зупиніться. Коротко сформулюйте головну суть свого виступу та припиніть говорити, навіть якщо в кімнаті панує тиша. Не варто говорити далі, щоб заповнити тишу.

Коли дискусія стає спекотною в середині розмови, вам потрібно щось швидко і негайно зробити, щоб знизити емоційне напруження. Навчившись швидко знижувати напругу в даний момент, навіть якщо ви вмієте впоратися з будь-якими сильними емоціями, які відчуваєте, контролюйте свої почуття і поводьтеся розумно. Якщо ви знаєте, як підтримувати свідомість у врівноваженому та включеному стані, навіть коли відбувається щось здатне вивести з рівноваги, ви зможете залишатися емоційно готовим і не розгубитися.

Правила для ефективної комунікації

Будь-яке міжособистісне спілкування має відповідати певним нормам. Їхнє порушення веде до відсутності розуміння між співрозмовниками, конфліктами і навіть до розриву відносин.

Правила ефективної комунікації:

1. Говоріть мовою співрозмовника. Це правило слід розуміти як необхідність враховувати рівень освіти, соціальний статус, вік та інші параметри. Щоб бути почутим та зрозумілим, треба формулювати свої думки, спираючись на особливості аудиторії.
2. Підготуйтеся до спілкування. Якщо розаговір не спонтанна, слід заздалегідь дізнатися, з ким, і з якого приводу зустрінеться. Візьміть наочні матеріали та технічні засоби. Розробіть план розмови.
3. Навчіться прийомам активного слухання, це допоможе розташувати співрозмовника і краще зрозуміти його думку.
4. Говоріть чітко, в міру голосно та впевнено, не розтягуйте слова, але й не частуйте.
5. Під час написання листа дотримуйтесь вибраного стилю.
6. Перед дзвінком по телефону або Скайпу заздалегідь складіть план розмови та питання, які необхідно обговорити.

Культура мови

Значний вплив на ефективність спілкування має культура мови. Якщо людина має достатній словниковий запас, їй простіше викласти свою думку співрозмовнику.

Однак мова — це не лише спосіб вираження думок, а й засіб пізнання світу. Освічена людина краще зрозуміє свого співрозмовника, що зробить комунікацію успішнішою.

Культурне мовлення, яке відповідає вимогам етикету, також сприяє встановленню доброзичливого контакту з оточуючими — витримані у правилах етикету звернення полегшують подальше поглиблення контакту із співрозмовником.

Способи ефективного спілкування

Щоб досягти взаєморозуміння у процесі спілкування, необхідно створити умови та врахувати можливі способи ефективної комунікації. Усього їх виділяють шість:

1. Прагніть викладати думки максимально переконливо. Завжди говоріть коротко і по суті, уникайте зайвих нагромаджень слів, недомовок та можливих подвійних тлумачень.
2. Вживайте термінологію та професіоналізми тільки в тих випадках, коли вони доречні.
3. Навіть у побутовому спілкуванні слід уникати жаргонних та сленгових виразів, особливо це стосується міжпоколінної комунікації.
4. Уникайте зайвого емоційного навантаження, як позитивного, так і негативного.
5. Намагайтеся звертатися персоналізовано, на ім’я, наукове чи військове звання, або об’єднуючи групу співрозмовників загальнозначущим словом.
6. Завжди дотримуйтесь правил ввічливості та етикету.

Невербальні сигнали для покращення комунікації

Співрозмовники сприймають один одного не лише на слух. Словесна дія може бути посилена або зменшена за допомогою різних невербальних сигналів. Наше тіло посилає їх у великій кількості, а інші люди зчитують та інтерпретують їх на підсвідомому рівні.

Щоб покращити комунікативні навички, буде корисно опанувати прийоми позитивного невербального підкріплення:

1. Будьте завжди чистими і охайними: навіть якщо одяг не зовсім відповідає дрес-коду, загальне враження від розмови буде позитивним.
2. Намагайтеся контролювати міміку та емоції. Вираз обличчя має бути нейтрально-позитивним та реагувати змінами залежно від перебігу розмови.
3. Уникайте торкатися особи під час комунікативного акту – це підсвідомо сприймається як спроба прикрити рота, відповідно, висловлювання ваше – хибне.
4. Навчіться «дзеркалити» положення тіла співрозмовника. Важливо робити це делікатно, без зайвої запопадливості, щоб не виглядати карикатурно.
5. Уникайте «закритих» поз – схрещених рук та ніг. Таке становище тіла говорить про неготовність до ефективної комунікації. У той час як відкриті долоні та доброзичлива посмішка – здатні розташувати будь-якого співрозмовника.

Розпізнайте емоційне наповнення слів, тренуючи м’язи середнього вуха

Підвищуючи м’язовий тонус крихітних м’язів середнього вуха (вони найменші в людському тілі), ви зможете розпізнавати вищі частоти людської мови, які передають емоції, і краще розуміти справжній сенс того, що говорять співрозмовники. Розвивати ці крихітні м’язи можна не тільки повністю зосереджуючись на тому, що хтось каже; тренувати їх можна за допомогою співу, гри на духових інструментах та прослуховування певних типів музики (високочастотних скрипкових концертів Моцарта та симфоній, наприклад, замість низькочастотного року чи репу).