Електронні трудові книжки: відповіді на гарячі запитання

У чому проблема: з 10.06.21 р. набув чинності Закон від 05.02.21 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон № 1217), яким були внесені поправки до КЗпП. Здавалося б, передання відомостей про трудову діяльність працівників в електронний реєстр спростить життя роботодавцям. Але на практиці виникає безліч запитань, на які поки що відповідей немає. У консультації ми відповімо на найбільш актуальні запитання роботодавців, пов’язані із упровадженням електронного обліку трудової діяльності працівників.

Запитання – відповіді

Чи повинен працівник подавати паперову трудову книжку при прийнятті на роботу?

Ні, не повинен. Пояснимо докладніше.

Якщо ви приймаєте на роботу співробітника після 10.06.21 р., то крім документів, передбачених ст. 24 КЗпП, він зобов’язаний пред’явити роботодавцеві трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр). Виходить, що паперову трудову книжку подавати при працевлаштуванні тепер не обов’язково. Але якщо її немає, необхідно подати відомості з Реєстру.

Важливий нюанс: поки що процедуру отримання таких відомостей законодавством не врегульовано. На сьогодні можна керуватися тільки розд. V Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.14 р. № 10-1 (далі – Положення № 10-1).

Як зараз працівник може отримати дані про трудовий стаж?

Щоб отримати такі дані, співробітникові необхідно звернутися до територіального органу ПФУ. Інформація з Реєстру надається безплатно в паперовій та/або електронній формі (п. 2 розд. V Положення № 10-1). Інформація про трудовий і страховий стаж надається за формою додатка 9 до цього Положення.

Отримати відомості в електронному вигляді можна через портал електронних сервісів ПФУ. Для цього у працівника має бути оформлений кваліфікований електронний підпис.

Якщо працівник хоче отримати відомості про страховий стаж у паперовій формі, він має пред’явити співробітникові територіального органу ПФУ паспорт (інший документ, що посвідчує особу), ІПН (або документ, що підтверджує право здійснювати будь-які платежі за серією та/або номером паспорта) або свідоцтво про загальнообов’язкове соціальне страхування (або пенсійне посвідчення).

Чи повинен роботодавець оформляти трудову книжку працівникові, який працевлаштується вперше?

Новоприйнятим працівникам трудова книжка в паперовому вигляді тепер оформляється тільки на їх вимогу. Тобто якщо співробітник не наполягає на цьому, то роботодавець не заводить її.

Якщо ж працівник вимагає зробити запис у трудовій книжці, роботодавець, як і раніше, протягом 5 днів після працевлаштування працівника робить запис про прийняття на роботу в його трудовій книжці. Згідно з оновленою ст. 48 (ч. 4) КЗпП порядок ведення трудових книжок визначається Кабміном. Але поки що такий порядок не затверджено, тому керуємося Інструкцією про порядок ведення трудових книжок, затвердженою наказом Мінпраці від 29.07.93 р. № 58.

Зверніть увагу: зберігати паперові трудові книжки працівників, прийнятих після 10.06.21 р., роботодавець не зобов’язаний. Навіть якщо він уносить запис до трудової книжки, її треба повернути працівникові. А ось для підприємців нічого не помінялося, вони і раніше не зобов’язані були зберігати трудові книжки своїх найманих працівників. Тепер цей порядок стосується всіх роботодавців – і юридичних, і фізичних осіб.

Припустимо, при прийнятті на роботу працівник подасть роботодавцеві відомості про трудову діяльність із Реєстру без паперової трудової книжки. Як заповнювати повідомлення про прийняття на роботу, яке подається до податкової?

Дійсно, постанова КМУ від 17.06.15 р. № 413, що регламентує питання подання повідомлень про прийняття на роботу, ще не адаптована до нових правил.

Зараз у графі 4 повідомлення «Категорія особи» потрібно вибрати такі категорії:

• «1 – наймані працівники з трудовою книжкою». Таке цифрове значення ми ставимо, коли приймаємо працівника на основне місце роботи;
• «2 – наймані працівники без трудової книжки». Цим цифровим значенням позначають сумісників.

Тому продовжуємо діяти за тим самим принципом. Навіть якщо співробітник не пред’явив паперову трудову книжку, але влаштовується на основне місце роботи, у графі 4 ставимо цифру «1», а для сумісників – «2».

Чи потрібно зараз видавати на руки трудові книжки співробітникам, які продовжують трудитися у роботодавця?

Ні, із цим поспішати не варто. З 10.06.21 р. тільки почався перехід на електронний облік трудової діяльності, який триватиме 5 років (до 10.06.26 р.). Згідно з п. 2 розд. II Закону № 1217 порядок і черговість надання відомостей має визначити ПФУ за узгодженням із Мінсоцполітики. На сьогодні порядок не затверджено, тому зараз роботодавець не зобов’язаний передавати до ПФУ скановані копії трудових книжок.

Крім того, відповідно до цієї ж норми видавати на руки працівникам трудові книжки під підпис можна тільки після завершення робіт з унесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру. Тобто, поки дані з паперової трудової книжки не будуть унесені до Реєстру, видавати працівникові трудову книжку не можна.

Утім, технічна можливість передання зазначених відомостей існує з кінця 2019 року. Ідеться про Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.19 р. № 1084 (далі – Порядок № 1084). Цим документом передбачено, що роботодавець як страхувальник або самозастрахована особа може (але не зобов’язаний!) самостійно передати скан-копії трудових книжок ПФУ для підтвердження наявного трудового стажу для укладення трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей. Наприклад, згідно з Порядком № 1084 можна передавати дані про трудову діяльність співробітника для оформлення пенсії (див. про це докладніше в «Коли роботодавець має передати скан-копії трудових книжок ПФУ»).

Працівник звільняється за власним бажанням 05.07.21 р. Чи потрібно передавати відомості про його трудову діяльність до ПФУ або виконувати будь-які інші дії?

Ні, такий обов’язок законодавством не встановлено. Як уже було зазначено вище, порядок передання відомостей про трудову діяльність працівників поки що не затверджено, а отже, навіть у разі звільнення дані з трудової книжки співробітника передавати необов’язково.

Увага! Нове правило! Тепер при звільненні працівника роботодавець зобов’язаний видати йому копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП). Раніше це стосувалося тільки випадків звільнення працівника за ініціативою роботодавця. А ось трудові книжки при звільненні видавати не потрібно, адже зараз їх зберігання не входить до обов’язків роботодавця. Проте це правило стосується тільки співробітників, прийнятих на роботу після 10.06.21 р.

Якщо ж співробітник був прийнятий до 10.06.21 р., то при звільненні йому слід видати і копію наказу про звільнення, і паперову трудову книжку.

Також візьміть до уваги, що навіть після передання відомостей про трудову діяльність працівника до Реєстру на його вимогу роботодавець зобов’язаний вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення і звільнення, заохочення і нагородження за успіхи в роботі. Як співробітник має висловити таку вимогу, у КЗпП не уточнюється. Уважаємо, що йому треба подати роботодавцеві письмову заяву в довільній формі з проханням здійснювати записи про його трудову діяльність у паперовій трудовій книжці. Роботодавець не має права відмовити співробітникові в цьому.

Джерело: “Баланс-Агро” № 26, який виходить з друку 05.07.21 р.

Працівник просить трудову книжку: видавати чи ні

Правила зберігання паперових трудових книжок працівників змінилися з 10.06.2021. З цієї дати стартував перехід на електронний облік трудової діяльності за Законом № 1217*.

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX.

Раніше діяло залізне правило: роботодавці-юрособи зберігають трудові книжки в себе (п. 3 постанови КМУ № 301**). Виняток — підприємці, їх працівники самі зберігали трудові книжки (п. 2.21 1 Інструкції № 58***). Ці правила й зараз працюють, але тільки для тих працівників, які були працевлаштовані до 10.06.2021.

** Постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301

*** Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

За новими правилами трудова книжка має зберігатися в працівника (ст. 48 КЗпП). Тож якщо працівник при прийнятті на роботу надав паперову трудову книжку, роботодавець має право тільки ознайомитися з нею і повернути її працівнику. І навіть якщо працівник забажає, щоб роботодавець уніс до неї відомості про роботу чи про заохочення, то він має на це повне право. Проте роботодавець все одно буде зобов’язаний після внесення записів віддати її на зберігання працівникові. Навіть у тому разі, якщо цей роботодавець уперше оформив трудову книжку такому працівнику.

Як бачимо, проблема з видачею трудових книжок може виникати тільки щодо працівників, працевлаштованих до 10.06.2021. Коли ж можна їх видати?

За загальним правилом, трудова книжка видається на руки працівникові тільки у разі звільнення (розділ 4 Інструкції № 58, лист Мінсоцполітики від 14.07.2017 № 337/0/22-17).

Ще один випадок видачі трудової книжки на руки працівникові зазначений у п. 2 розд. II Закону № 1217. Видавати працівникам трудові книжки під підпис можна тільки після завершення робіт з унесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб. Тобто, поки дані з паперової трудової книжки не будуть перенесені до Реєстру застрахованих осіб, видавати працівникові трудову книжку не можна, крім, звісно, випадку звільнення такого працівника.

На жаль, у нормативних документах не встановлено, коли вважати завершеними «роботи з унесення відомостей про трудову діяльність». Очевидно, що сам факт передачі скан-копії трудової книжки до ПФУ ще не означає, що згадані роботи завершені. Більш детальних роз’яснень ми очікуємо від ПФУ.

На наш погляд, якщо роботодавець отримає від ПФУ підтвердження, що всі дані із трудової книжки перенесені до Реєстру застрахованих осіб, то за правилами Закону №1217 у роботодавця з’явиться можливість без звільнення працівника видати йому трудову книжку під підпис (наприклад, у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них).

Тож наразі, якщо працівнику дуже потрібна інформація з трудової книжки, то можна видати йому завірену виписку з трудової книжки (п. 2.7 Інструкції № 58).

Кучерова Оксана

Оплата праці, грудень, 2021/№ 23

Електронна трудова книжка або порядок обліку трудової діяльності працівника в електронній формі

Ця консультація не перевірена досвідченим користувачем. Правова консультація не є офіційним роз’ясненням, носить інформаційний характер та не може безумовно застосовуватися в кожному конкретному випадку.

Зміст

• 1 Нормативна база
• 2 Загальна інформація
• 3 Електронна трудова книжка
• 4 Продовження ведення паперової трудової книжки
• 5 ФОП та трудова книжка
• 6 Корисні посилання
• 7 Див. також

Нормативна база

Загальна інформація

З набранням чинності Закону облік трудової діяльності працівника здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр) у порядку, визначеному Законом України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.

Електронна трудова книжка

В електронній трудовій книжці відображається уся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

Прикінцевими та перехідними положеннями Закону встановлено, що відсутні відомості про трудову діяльність працівників включаються Пенсійним фондом України до Реєстру з паперових трудових книжок на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою, протягом п’яти років.

Відомості про трудову діяльність працівника (зокрема, з паперових трудових книжок, довідок тощо) включаються до Реєстру на підставі сканованих або оцифрованих копій документів, засвідчених кваліфікованим електронним підписом, поданих роботодавцем або працівником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення сканкопій документів фахівці територіальних органів Пенсійного фонду України переводять їх у цифровий формат; здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру.

Відомості про трудову діяльність застрахованої особи в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Закону України від 05 лютого 2021 року No 1217-IX “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (10 червня 2021 року) з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” залишилося два і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.

Продовження ведення паперової трудової книжки

З набранням чинності Закону та після закінчення перехідного періоду, паперова трудова книжка фактично втратить статус обов’язкового документу, але працівники, які хочуть отримувати відомості про трудову діяльність саме в паперовій формі зможуть користуватися й надалі такою можливістю.

Відповідно до частини третьої статті 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП України) при укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки, яка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. До неї вноситимуться усі записи про трудову діяльність особи (прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі). Однак, якщо працівник не забажає заповнювати паперовий варіант трудової книжки, то при працевлаштуванні будуть подаватися лише відомості про трудову діяльність з Реєстру, а усі зміни вноситимуться безпосередньо до електронної версії трудової книжки.

Якщо раніше трудова книжка зберігалась у роботодавця, то зараз вона буде знаходитись у працівника. Тому працівник, що має намір продовжувати користуватися паперовою трудовою книжкою, з власної ініціативи повинен надавати таку трудову книжку роботодавцю для її заповнення.

Крім того, якщо раніше стаття 47 КЗпП України передбачала обов’язок роботодавця видати у день звільнення працівнику належно оформлену трудову книжку, а порушення такого обов’язку мало суттєві матеріальні наслідки для роботодавця, то зараз, після звершення усіх процедур внесення даних до Реєстру, у роботодавця зникає обов’язок видавати працівнику трудову книжку, оскільки вона буде зберігатися саме у працівника. Тому, невнесення будь-яких відомостей про звільнення працівника у паперову трудову книжку та її невидача, у разі, якщо працівник не заявить таку вимогу та не надасть трудову книжку для заповнення, не нестиме будь-яких наслідків для роботодавця. Тепер власник або уповноважений ним орган зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення та провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 КЗпП України.

При цьому слід врахувати, що до завершення процедури включення до Реєстру відомостей про трудову діяльність, роботодавці продовжують зберігати та заповнювати трудові книжки, та трудова книжка повинна бути видана працівнику у день звільнення. Лише після того, як усі дані про трудову діяльність працівників будуть внесені до Реєстру, паперова трудова книжка повертається працівнику під розписку.

ФОП та трудова книжка

Фізична особа – підприємець не є найманим працівником, тому запис щодо підприємницької діяльності в своїй трудовій книжці він не робить.

Для того, щоб оцифрувати підприємницьку діяльність через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України необхідно надати скан-копії:

• витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрація як ФОП;
• або довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.

Корисні посилання

Див. також