Що таке співфінансування проекту

Будь-яка культурна ініціатива починається з проекту. Поговоримо про те, чим проект відрізняється від процесу, і яку роль відіграє проектний менеджер.

Чи замислювалися ви коли-небудь, скільки у вашому житті проектів? Написання твору в школі, ремонт у квартирі, придбання машини, пошук роботи – усе це можна описати, як проект.

Щоб зрозуміти, що є проектом, важливо провести для себе межу між проектом і процесом. Процес – це повторюване завдання або операції, які дають очікуваний результат. Прикладом процесу може бути: продаж квитків, управління командою, друк банерів, ранкові пробіжки. Головна ознака процесу – повторюваність. До того ж, результат процесу передбачуваний.

У свою чергу проект – це сукупність дій, обмежених у часі і спрямованих на вирішення проблеми або досягнення конкретної мети.

Основні ознаки проекту:

• Обмежений час його виконання, є точка початку проекту та точка кінця.
• Для його реалізації потрібні ресурси, і вони обмежені.
• Проект – це тимчасова система, він не повторюється після завершення (але може початися новий проект).
• Проект – це завжди керування змінами.
• Результат проекту – непередбачуваний і завжди унікальний.

Також важливо відзначити, що проект, на відміну від процесу, завжди має високу ступінь невизначеності, хоча і складається з відомих заздалегідь процесів.

Прикладом проекту може бути: створення сервісу з продажу квитків, набір команди проекту, розробка дизайну банерів для концерту, марафон.

Логіку проектного підходу добре описує так званий трикутник проекту або трикутник проектного менеджменту:

У нього є три основні межі:

• Час (time), що завжди обмежений у проекті.
• Зміст проекту (scope), тобто завдання й активності проекту, його наповнення.
• Вартість (cost). Сюди належать всі ресурси проекту, в тому числі людські, оскільки вони всі мають грошовий еквівалент.

Є також четверта, невидима грань – якість (quality). Про неї далеко не завжди говорять в проектах, не завжди заздалегідь описують вимоги щодо якості. Проте в результаті ми оцінюємо проект, в тому числі, і за його якістю.

Трикутник наочно показує, що, якщо ми змінимо хоча б одну грань, це потягне за собою ще як мінімум одну з них. Наприклад, якщо скорочується грань часу проекту (нам потрібно закінчити його на місяць раніше), це може означати, що ми скорочуємо зміст проекту, тобто зменшуємо кількість активностей. Або якщо ми, навпаки, хочемо збільшити кількість активностей, ми повинні або збільшити бюджет, або додати час, або пожертвувати якістю.

Яскравий приклад, де такий трикутник ми застосовуємо підсвідомо, – це ремонт квартири. Ми не можемо зробити його і швидко, і дешево, і якісно. Якщо хочемо підвищити якість, доводиться збільшувати бюджет тощо.

Трикутник добре описує існуючі в проекті обмеження. Керування цими обмеженнями для досягнення результату – і є завдання проектного менеджера.

Не завжди менеджер проекту має велику команду. Дуже часто в секторі культурних і креативних індустрій менеджер проекту – людина багатофункціональна, яка наділена широким спектром компетенцій. У будь-якому випадку, основні функції проектного менеджера співвідносяться з усіма процесами, які відбуваються в проекті, зокрема:

1. Керування комунікаціями – значною мірою саме внутрішніми, між членами команди, внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами. Сюди ж відносимо різні види та форми звітності.

2. Керування командою – часто управління талантами, робота з творчими людьми та митцями. Сюди відносимо все: від пошуку команди до організації її роботи, менторства та мотивування.

3. Керування зацікавленими сторонами – робота з усіма, хто так чи інакше зацікавлений (або незацікавлений) у вашому проекті та може на нього вплинути: від партнерів і спонсорів до медіа й органів влади.

4. Керування змістом проекту – наповнення його контентом, внесення необхідних змін, коригування завдань проекту.

5. Керування часом – дотримання термінів, відстеження загального графіку проекту.

6. Керування вартістю – усе, що стосується фінансового ресурсу проекту.

7. Керування якістю – від визначення критеріїв якості до постійного відстеження та контролю того, наскільки реальність відповідає очікуваному результату.

8. Керування ризиками – можливо, одна з ключових функцій. Аналіз ризиків, розробка та впровадження стратегії роботи з ризиками.

9. Загальний моніторинг і контроль виконання проекту, інтеграція усіх його компонентів та процесів задля досягнення цілей проекту.

Отже, лідерські якості, впевненість у собі та у своїй справі, аналітичні здібності, самоорганізація та бажання братися до роботи – ось ключові характеристики проектного менеджера. До того ж йому необхідно володіти знаннями із загального менеджменту та проектної діяльності, розуміти специфіку креативних індустрій, володіти іноземною мовою, вміти працювати з людьми та вести перемовини і, наостанок, – вміти бачити картину в цілому й аналізувати її.

КОНЦЕПЦІЯ ПРОЕКТУ

Необхідно розрізняти поняття “проект”, “план”, “програма”, які іноді неправомірно ототожнюють.

План – це фіксація системи цілей, завдань і засобів, які передбачають спрямовану зміну ситуації за передбаченого стану середовища.

Програма – запланований комплекс економічно-соціальних, науково-дослідницьких заходів, спрямованих на досягнення генеральних цілей або реалізацію певного напряму розвитку.

Інвестиційний проект – пакет інвестицій і пов’язаних з ними видів діяльності, які характеризуються:

• • певною метою (цілями), вирішенням проблеми досягнення результатів;
• • обмеженістю фінансових ресурсів і періоду від початку до завершення проекту;
• • наявністю певних зовнішніх умов (інституційних, економічних, правових тощо);
• • взаємопов’язаністю процесів вкладення ресурсів (грошових, фінансових, інтелектуальних) та отримання результатів.

Основні ознаки проекту

Для успішного здійснення проекту необхідно виділити його повні ознаки, які дадуть змогу менеджерам побачити об’єкти правління та використати необхідний інструментарій для його реалізації. До основних ознак проекту належать такі:

• 1. Кількісна вимірюваність. Це означає, що всі витрати і вигоди від проекту мають бути визначені кількісно, оскільки аналітик дає оцінку проекту, спираючись на цифри.
• 2. Часовий горизонт дії. Кожен проект обмежується у часі. Є дві цілі визначення таких обмежень:
  • • перша – визначення періоду, під час якого успіх або невдача проекту можуть бути визначені;
  • • друга – оцінка реальної цінності фінансових витрат і вигід неможлива без урахувань обмежень у часі.

  Аналізуючи проект, можна також виокремити такі додаткові ознаки проекту:

  • • ресурсні обмеження;
  • • неповторність, новизна поставлених завдань і проблем;
  • • комплексність;
  • • необхідність правового й організаційного забезпечення таін.

  Класифікація проектів

  Різноманітні проекти можна класифікувати за різними критеріями.

  • • За класом (складом і структурою самого проекту та його предметної галузі):
    • – монопроект – окремий проект різних типів, видів та масштабів;
    • – мультипроект – комплексний проект, що складається з ряду монопроектів і потребує застосування багатопроектного управління;
    • – мегапроект – цільові програми розвитку регіонів, галузей та інших утворень, які включають до свого складу ряд моно- і мультипроектів.

    Технічні проекти – проекти, спрямовані на випуск та продаж нових продуктів і пов’язані, як правило, з будівництвом споруд, удосконаленням технологій, розширенням присутності на ринку тощо.

    Організаційні проекти (реформування підприємства, реалізація концепції нової системи управління, створення нової організації чи проведення міжнародного форуму) характеризуються так:

    • – цілі проекту заздалегідь визначені, однак його результати кількісно та якісно важко встановити, оскільки вони пов’язані, як правило, з організаційним поліпшенням системи;
    • – строк і тривалість встановлюються завчасно;
    • – ресурси надаються за можливостями;
    • – витрати на проект фіксуються та підлягають контролю на економічність, однак потребують коригувань у міру просування проекту.

    Економічні проекти (приватизація підприємства, створення аудиторської системи, введення нової системи податків) мають такі особливості:

    • – метою є поліпшення економічних показників функціонування системи;
    • – головні цілі намічаються завчасно, але потребують коригувань у міру просування; те саме стосується й строків проекту;
    • – ресурси для проекту надаються у міру необхідності та в межах можливого;
    • – витрати визначаються завчасно, контролюються на економічність та уточнюються у міру просування проекту.

    Це означає, що економічні результати мають бути досягнуті у фіксовані строки за встановлених витрат, а ресурси надаються за необхідності.

    Соціальні проекти (реформування системи соціального забезпечення, охорони здоров’я, соціальний захист незабезпечених верств населення, подолання наслідків стихійних лих і соціальних потрясінь) мають свою специфіку:

    • – цілі тільки намічаються і мають коригуватися у міру досягнення проміжних результатів;
    • – кількісна та якісна оцінки проектів істотно ускладнені;
    • – строки і тривалість проекту залежать від імовірних факторів або тільки намічаються та згодом підлягають уточненню;
    • – витрати на проект, як правило, залежать від бюджетних асигнувань;
    • – ресурси виділяються у міру потреби в межах можливого.

    Соціальні проекти найбільш невизначені.

    Змішані проекти – проекти, які поєднують декілька вище перерахованих типів проекту.

    • За видом (характером предметної галузі проекту) – інвестиційні, інноваційні, дослідження і розвитку, освітні, комбіновані.

    До інвестиційних, як правило, належать проекти, головною метою яких є створення чи реновація основних фондів, що вимагає вкладення інвестицій. Будівництво нового підприємства, реконструкція виробництва чи спорудження греблі – це проекти, до яких визначаються та фіксуються: мета (обсяг виробництва продукції, розміри греблі), тривалість та строк завершення будівництва, витрати на проект. Потрібні ресурси та фактична вартість проекту залежатимуть передусім від ходу виконання робіт та просування кожного проекту. Для цього виду проектів необхідні потужності мають надаватися відповідно до графіка і строку готовності на кожному етапі, аж до завершення проекту.

    До інноваційних належать проекти, головна мета яких полягає в розробці й застосуванні нових технологій, ноу-хау та інших нововведень, що забезпечують розвиток систем.

    Проекти дослідження і розвитку. Розробка нового продукту, дослідження у галузі будівельних конструкцій чи розробка нової інформаційно-керівної системи характеризуються такими особливостями:

    • – головна мета проекту чітко визначена, але окремі цілі мають уточнюватися у міру досягнення часткових результатів;
    • – строк завершення і тривалість проекту визначені завчасно, але можуть коригуватися залежно від отриманих проміжних результатів і загального просування проекту;
    • – планування витрат на проект часто залежить від виділених асигнувань і менше від дійсного просування проекту;
    • – основні обмеження пов’язані з лімітованою можливістю використання потужностей і ресурсів (устаткування і спеціалістів).

    Як правило, наявні можливості визначають витрати на проект і строк його готовності.

    Менш поширені, проте теж застосовуються освітні та комбіновані типи проектів.

    • • За тривалістю (періодом здійснення проекту) – короткострокові (до 3 років), середньострокові (від 3 до 5 років), довгострокові (понад 5 років).
    • • За масштабом (розмірами самого проекту, кількістю учасників та ступенем впливу на навколишнє середовище) – дрібні, середні, великі, дуже великі.

    Такий поділ проектів дуже умовний. Масштаби проектів можна розглядати й у більш конкретних формах – міждержавні, міжнародні, національні, міжрегіональні та регіональні, міжгалузеві та галузеві, корпоративні, відомчі, проекти одного підприємства тощо.

    • За складністю (ступенем складності) – прості, складні та дуже складні.

    Критерії складності визначають характер і новизну завдань, які необхідно вирішити, ступінь ретельності підготовки та розробки всіх аспектів аналізу проектів, вимоги до рівня професіоналізму та досвіду управлінської команди. Мега- та мультипроекти належать до складних чи дуже складних проектів.

    Відповідно до класифікації й поділу проектів на види можна виокремити деякі особливості та типові умови, що дають змогу відрізняти їх один від одного.