Як здавати готівкову виручку до банку через інкасатора?

Які документи засвідчують здавання готівкової виручки до банку через інкасатора, та чи складається при цьому касовий ордер?

ДФС у підкатегорії 109.15 «ЗІР» нагадує, що відповідно до п. 29 розд. III Положення № 148, видача готівки з каси для здавання її до банку оформляються відповідними касовими ордерами (прибутковим або видатковим) з відображенням такої касової операції в касовій книзі.

Вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або розрахункової книжки для здавання її до банку оформляється відповідними чеками РРО із виконанням операції «службова видача».

Документом, що свідчить про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб’єктів господарювання, є:

1. квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;
2. квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
3. примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;
4. чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.

Читайте також:

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз’яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

Усі новини рубрики «Готівковий обіг та каса»

ДПС наголосила, що приймання оплати за продукцію власного виробництва з використанням платіжного термінала (POS-термінала) або за реквізитами електронних платіжних засобів потребує обов’язкового застосування РРО або ПРРО

Податківці зауважили, що суб’єкт господарювання при реалізації алкогольних напоїв може використовувати резервний РРО на період виходу з ладу основного РРО

За словами Южаніної, Звіт про експертизу ПРРО ще у грудні 2023 року був спрямований Мінфіном до Комітету ВРУ з податкової політики, проте членів Комітету про отримання такого звіту не повідомлено

Підприємство продає споживачам мікросхеми з кодом УКТ ЗЕД 8542 31 90 00. У Переліку № 231 є тільки процесори з таким самим кодом 8542 31 90 00, але назви «мікросхеми» у переліку немає. Чи належать такі мікросхеми до технічно складних побутових товарів?

Якщо СГ здійснює торгівлю за місцезнаходженням покупця без використання авто, то СГ реєструє РРО/ПРРО на стаціонарну господарську одиницю

Що таке інкасація і як її правильно зробити?

Інкасація в магазині — це передача грошей або цінностей під охороною від працівників магазину до банку, де відкрито розрахунковий рахунок, або готівкою — безпосередньо власнику бізнесу або відповідальному співробітнику.

Навіщо проводити інкасацію?

Інкасація в магазині потрібна, щоб підрахувати гроші, які були вторговані протягом дня, і переконатися, що вони відповідають даним в програмі Торгсофт. Інкасація дає змогу виявити будь-які розбіжності в обліку та усунути їх причини у майбутньому.

Також інкасація потрібна для захисту грошей та інших цінностей від крадіжки або втрати — небезпечно довгий час зберігати велику кількість готівки в касі магазину.

У чому різниця між інкасацією та здачею виручки?

Інкасація та здача виручки — це різні процеси, хоча вони й мають однакову суть.

Інкасація — це фактично вилучення грошей з каси власником магазину або інкасатором. Наприклад, директор бере гроші на власні потреби. Ці кошти списуються з програми, й подальший фінансовий облік по ним не ведеться.

Здача виручки — це переміщення грошей з однієї каси в іншу. Наприклад, продавець здає виручку з каси магазину в касу керівника — сейф або касу в офісі власника магазина.

На відміну від інкасації, при здачі виручки гроші не зникають із системи — фінансовий облік продовжується по іншій касі.

Фактично, інкасація — це неповний фінансовий облік, а здавання виручки — повний. Тому якщо ви плануєте вести повноцінний фінансовий облік з усіма надходженнями та витратами, то рекомендуємо використовувати в Торгсофт саме «Здачу виручки» для вилучення грошей з кас.

Як робити інкасацію?

Звичний процес інкасації в магазині для власника бізнесу виглядає наступним чином:

1. Зібрати всі гроші, вторговані протягом дня.
2. Перерахувати кошти та переконатися, що вони відповідають даним у програмі обліку.
3. Ввести дані інкасації в програму Торгсофт, де система зафіксує дату, час, об’єкт обліку, суму інкасації та інкасатора.
4. Надрукувати чек інкасації, поставити підпис.

Регламент інкасації

Положення про інкасацію в магазині можуть відрізнятися залежно від організаційних процесів, вимог і правил магазину або компанії. Однак загальний регламент інкасації в магазині може включати наступні кроки:

1. Підготовка готівки та документів: відокремлення всієї готівки, отриманої під час торгівлі, та складання переліку всіх отриманих готівкових коштів та документів.
2. Визначення відповідальних осіб, які братимуть участь в інкасації.
3. Підготовка звіту про всю готівку, отриману під час торгівлі: звіт по касі за день або товарний прибуток по днях за період.
4. Інвентаризація: перерахунок усієї готівки та перевірка її відповідності зі звітом.
5. Передача підрахованої готівки у визначене місце або відповідальній особі — інкасатору.
6. Введення даних про інкасацію в програму обліку, друк чека інкасації, підпис касира та інкасатора під документом.

Як відобразити інкасацію з магазину в Торгсофт?

Інкасацію в Торгсофт можна зробити в декількох режимах:

• Оплата → Підсумки каси
• Оплата → Фінансовий документ → Каса
• Документ → Реалізація

Базові умови інкасації в Торгсофт:

• Інкасація в Торгсофт здійснюється тільки по касі об’єкта обліку, зазначеного на головній формі програми.
• Інкасація зменшує залишок грошей в касі на зазначену суму, кошти списуються з програми обліку.
• Програма фіксує дату, час, об’єкт обліку, суму інкасації, інкасатора та співробітника, що здає кошти
• Інкасації автоматично присвоюється стаття фінансового аналізу «Внутрішній обіг», із можливістю її редагування. Це потрібно для контролю витрат та руху коштів в меню Оплата → Баланс за статтями фінансового аналізу.
• В Торгсофт можна провести контроль чека інкасації, просканувавши штрих-код чека, після чого з’явиться повідомлення про документ інкасації.
• За замовчуванням, інкасація недоступна для продавців та інших співробітників з рольовим обмеженням доступу.

Як провести інкасацію через смартфон?

У мобільному додатку Торгсофт також можна швидко провести інкасацію в меню «Мобільні операції». Це зручно, коли комп’ютера немає поруч, або продавець обслуговує покупців у програмі.

У додатку потрібно заповнити наступні поля:

• суму інкасації,
• касу, звідки будуть зняті гроші,
• коментар при необхідності,
• підприємство, якщо є,
• інкасатор — особа, яка провела інкасацію,
• співробітник, який віддає гроші з каси.

Хто повинен робити інкасацію?

Як правило, інкасацію виконують працівники, відповідальні за ведення касових операцій — бухгалтери, адміністратори, власники бізнесу. Касир повинен бути присутній та брати участь в інкасації.

Якщо бізнес великий, то інкасацію проводять співробітники контрольно-ревізійного відділу, серед службових обов’язків яких є:

• контроль роботи продавців та інших співробітників компанії,
• контроль асортименту і роздрібних цін на товари в магазинах мережі,
• контроль використання РРО,
• проведення інкасацій,
• контроль наявності товару і дотримання стандартів мерчандайзингу,
• проведення інвентаризацій;
• контроль наявності необхідних документів торгової точки, продавців і сертифікатів товарів,
• контроль термінів реалізації товарів.

Інкасація торгових точок банком

Інколи інкасацію проводить банк, ця послуга платна і її можна замовити. Вартість інкасації однієї торгової точки — від 2 000 грн на місяць.

Цивільний кодекс України регулює підписанням правила інкасації торгових точок з банком. Після підписання договору, банк власними силами та засобами здійснює інкасацію коштів торгової точки або online-інкасацію, збирає кошти в касах клієнта, доставляє кошти в касу банку для їх зарахування на поточний рахунок підприємства.

Як часто потрібно проводити інкасацію?

Частота інкасації в магазині залежить від розміру бізнесу та його транзакційної активності: у невеликих магазинах інкасація може проводитися раз на день, в більших — кілька разів на день. У великих магазинах з високою інтенсивністю продажів інкасація може проводитися кілька разів протягом дня.

Частоту інкасації встановлюють відповідно до фінансових потреб бізнесу і врахування ризиків — можливість втрати або крадіжки грошей.

Як продублювати чек інкасації?

Дублікат чека про інкасацію потрібен для резервної документації та прозорості процесу інкасації. Дублікат квитанції про інкасацію використовують як довідковий документ для аудитів або для вирішення суперечок, пов’язаних з інкасацією. Це додатковий запис про готівку, яка була підрахована та передана під час інкасації — чек може бути використаний для підтвердження точності залишку готівки на кінець робочого дня.

З версії Торгсофт 2022.0.20 можна буде надрукувати дублікат чека інкасації.

Для цього в меню Оплата → Фінансовий документ → Каса ми додали дію «Друк чека інкасації». Відкриється попередній перегляд чека інкасації з можливістю його надрукувати. Друк такого чека можливий лише для касових фінансових документів, що мають категорію «Інкасація», та недоступний для здачі виручки.

• 26.02.2024
• 🔧 Прес-служба Податкової повідомляє, що через технічне обслуговування системи, ввечері 26 лютого, з 21:00 до 23:00, може бути частково обмежений доступ до електронних сервісів програмно-технічного комплексу Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. 🔑 За що відповідає Програмно-технічний комплекс Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг? ▪️ Центр реєстрації: веде облік користувачів, видає та анулює кваліфіковані сертифікати відкритих ключів, а також веде журнал подій. ▪️ Сховище ключів: забезпечує безпечне зберігання ключів користувачів. ▪️ Сервер штампів часу: генерує та додає штампи часу до електронних документів. ▪️ Центр обробки запитів: обробляє запити на отримання кваліфікованих сертифікатів, перевірку електронних підписів та інші. ▪️ Інші компоненти: система аутентифікації, система моніторингу та система резервного копіювання. 15:38
• 18.02.2024
• Торгсофт-Старт: 👉 склад, переоблік, маркетинг, звіти та аналітика для малого бізнесу 🎥 https://youtu.be/e59A4uNx-SE 13:54
• Записали для вас відеокасти про Торгсофт-Старт: 👉 огляд можливостей, прихід, продаж, повернення та списання товару 🎥 https://youtu.be/CoUPbJ4yOo8 13:53
• 12.02.2024
• Універсальний термопринтер Xprinter XP-370B 🧾 Друкує чеки й етикетки розміром до 80 мм, оснащений віддільником етикеток, датчиком для додаткового захисту від перегріву та USB. 🚀 Висока швидкість друку — до 152 мм / секунду 🔍 Підтримує друк PDF417, QR кодів, DAMATRIX 2D. 🎯 Розпізнає розмір та місце розташування етикетки. 🔄 Можна під’єднати зовнішній тримач для рулонів великого діаметра. 💼 Надійний і швидкісний — підходить і для підприємств з великими обсягами друку. 🔗 Детальніше — за посиланням: https://store.torgsoft.ua/printer-universalnyy-xprinter-xp-370b/ 16:15
• 09.02.2024
• Бездротовий сканер штрих-кодів Netum C750 🔹 Зіскановує штрих-коди і QR коди з паперу та екранів мобільних пристроїв, виводить зчитану інформацію на екран. 📱 Компактний кишеньковий сканер — важить всього 60 грамів і поміщається в стандартну кишеню 💾 Зберігає в пам’яті до 100 000 штрих-кодів 🔋 Батареї вистачає на 20 годин безперервного сканування 📶 Інтерфейси підключення: Bluetooth, USB 🏭 Особливо зручний для виїзної торгівлі, складів, логістики, переобліку та інвентаризації. 🛒 Можна придбати тут: https://store.torgsoft.ua/netum-c750/ 09:27
• 08.02.2024
• Термопринтер чеків Xprinter XP-E200M USB 🖨 Принтер друкує чеки, бланки та квитанції шириною 58 – 80 мм, в тому числі штрих-коди, QR-коди, логотипи. 🏃‍♂️ Висока швидкість друку 一 200 мм/с 💻 Підтримує друк чеків із програмного РРО 🔄 Має функцію повторного друку та друку в черзі ✂️ Оснащений автообрізувачем, USB і слотом для підключення грошової скриньки 🏢 Підходить для всіх видів бізнесу і має хороше співвідношення ціна/якість 🔗 Дізнатись ціну: https://store.torgsoft.ua/xprinter-xp-e200m/ 09:32
• 26.01.2024
• Перехідник USB-RS232, HL340 🔌 Перехідник з USB на RS232 (9pin), довжина кабелю — 80 см. 💡 Підходить для підключення ваг Днепровес ВТД-15 РС, VAGAR VP-15 LED RS232. 🖥 Підключається до порту USB серій 1.1 і 2.0 та COM (9pin) 🚀 Підтримує передачу даних зі швидкістю понад 1 Мбіт/с 🔧 Для підключення пристроїв з інтерфейсом COM (9pin) до комп’ютера в порт USB. 🔗 Детальніше — за посиланням: https://torgsoft-online-market.com/product/perehidnik-usb-rs-232-hl-340 10:41
• 25.01.2024
• Термопринтер чеків Xprinter XP-Q90EC 🖨 Друкує текст, графічні зображення, штрих-коди, QR-коди на чековій стрічці 58 мм 🚀 Швидкісний друк ✂️ Автообрізка чеків 💰 Можна під’єднати грошову скриньку 🛍 Для оптової та роздрібної торгівлі 🔗 Ціна:https://torgsoft-online-market.com/product/printer-chekiv-xprinter-xp-q90-ec 09:43
• 24.01.2024
• Принтер етикеток Xprinter XP-235B 🏷Друкує етикетки шириною 20 — 60 мм, лінійні штрих-коди та QR-коди. ⚡️Висока швидкість друку — до 101 мм / сек ⏸Є кнопка паузи та прокрутки 📏Принтер невеликий і його зручно розміщувати на письмовому столі 👌Ідеально підходить для невеликих обсягів друку, — до 1500 етикеток на день. 🔗Придбати можна за посиланням: https://torgsoft-online-market.com/product/printer-etiketok-xprinter-xp-235-b 11:08
• 22.01.2024
• Бездротовий сканер Asianwell AW-9108 RB 📟 Торгівля та інвентаризація 📡 Бездротовий сканер Asianwell AW-9108 RB 🌐 Робоча дистанція до 200 м 📄 Зчитує з різних поверхонь: папір, глянцеві, монітор 🔄 Зчитує пошкоджені та зім’яті штрих-коди 💾 Пам’ять на 100,000 кодів у режимі офлайн 🛒 Для магазинів та складів 🔗Деталі:https://torgsoft-online-market.com/product/skaner-radioskaner-asianwell-aw-9108-rb 15:31

Як правильно провести інкасацію грошових коштів в магазині

У будь-якому магазині, при використанні ККТ в кінці робочого дня необхідно закривати зміну і здавати кошти в інкасацію. Як провести цю процедуру правильно, читайте в нашій покрокової інструкції.

1. Закриття зміни
2. Порядок дій при інкасації коштів
3. Бухгалтерський облік коштів, зданих інкасаторам

закриття зміни

У будь-якій організації в обов’язковому порядку повинна вестися касова документація, а за прийом, зберігання і розподіл грошей в касі повинен відповідати касир, призначений наказом керівником підприємства.

Касир – є матеріально відповідальною особою. Він повинен знати порядок ведення касових операцій і в процесі роботи дотримуватися всіх правил. Це стосується збереження грошей в касі, ведення касової книги, оформлення документації.

Виконувати обов’язки касира в організації можуть різні співробітники, наприклад, бухгалтер або в невеликому магазині – продавець. Приміщення каси має забезпечувати належний рівень захисту і збереження грошей – бути в міру можливості ізольованим без можливості доступу сторонніх осіб.

Читайте також: Касові апарати в 2018 році: що потрібно знати підприємцю

Як відомо, кожне підприємство наказом затверджує свій, так званий, «ліміт залишку каси» – це максимальна сума грошових коштів, яка може зберігатися в касі організації на кінець робочого дня.

Всі грошові кошти, що знаходяться в касі понад даного ліміту, в обов’язковому порядку повинні здаватися в банк. Після чого вони повинні зараховуватися на рахунок підприємства.

Ліміт залишку каси магазину необхідно правильно розрахувати і узгодити з банком. Це повинна бути сума, що забезпечує нормальну і стабільну роботу магазину.

Ліміт залишку каси затверджується наказом керівника терміном на рік. При його розрахунку важливо враховувати виручку фірми за останні кілька місяців, поділену на кількість робочих днів.

Також необхідно враховувати витрати фірми – в тому числі, зарплати, допомоги, видані працівникам – після чого суму витрат також ділять на кількість робочих днів за останні кілька місяців (наприклад, чотири місяці). Дане число і буде середньомісячної сумою витрат фірми.

Читайте також: Касові апарати згідно 54-ФЗ

У наказі про затвердження ліміту залишку каси важливим аспектом буде вказівка ​​термінів, в які магазин імовірно буде здавати виручку. Це може бути щодня (наприклад, для магазинів) або раз на кілька днів, для підприємств малого бізнесу.

Розрахунок ліміту каси завіряється підписом і печаткою керівника організації і бухгалтера, складається у двох примірниках, один з яких залишається в бухгалтерії, а другий здається до фінансової установи, в якому біля магазину відкрито банківський рахунок.

Керівник і касир організації повинні стежити за тим, щоб після робочого дня сума грошових коштів в касі не перевищувала покладеного ліміту. Передача понадлімітних грошей в банк організується спеціалізованої інкасаторської службою банку.

Читайте також: Контроль за дотриманням касової дисципліни для ТОВ та ВП

Порядок дій при інкасації коштів

Перераховувати свої грошові кошти на рахунок в банку фірма може різними способами:

• через касу;
• за допомогою інкасаторської служби банку або просто скориставшись послугами спеціалізованої інкасаторської служби;
• через послуги поштового зв’язку або за допомогою автоматичних сейфів.

При оформленні документації та передачі грошових коштів інкасаторам касир повинен керуватися Положенням, затвердженим Центральним банком Росії в 2008 році №318-П «Положення про порядок ведення касових операцій та правила зберігання, перевезення та інкасації банкнот і монети Банку Росії в кредитних організаціях на території Російської Федерації ».

Завантажити Положення № 318-П >>>

Здійснювати касові операції з обробки готівки, інкасацію та перевезення грошових коштів підприємств в нашій країні мають право тільки організації, що входять в систему Банку Росії.

Нормативними актами прописуються порядок дій і касира, і співробітника інкасаторської служби для надання послуги з інкасації коштів підприємства.

Обов’язковою умовою передачі грошей інкасаторам є документальне оформлення оприбуткування виручки і її здачу прибуткових та видаткових ордерами відповідно. Всі відповідні записи вносяться до розділів касової книги.

За збереження даних ви можете не хвилюватися якщо працюєте в сервісі для автоматизації магазина бизнес.Ру Роздріб. Документація, звіти і вся конфіденційна інформація зберігається в датацетре. Також обмежено кількість спроб авторизації і доступ до інформації тільки у авторизованих користувачів.
Спробуйте весь функціонал сервісу для автоматизації магазина бизнес.Ру Роздріб >>>

Для того, щоб гроші організації після інкасації зараховувалися на рахунок банку, необхідно укласти двосторонній договір: один про безпосередній інкасації та другий договір – про перерахування отриманих в ході інкасації коштів на банківський рахунок.

Перед тим, як співробітники інкасаційно служби здійснять виїзд на фірму, їм повинні видати відповідні документи:

• спеціалізована ємність для перевезення і перенесення грошей (сумка);
• ключі, явочні карти за формою 0402303;
• штамп;
• довіреність на перевезення грошей фірми.

У явочній картці, яка оформляється банком щомісячно, вказуються номера сумок, закріплених за даними інкасатором, найменування організації, її адреса, а також час, в яке інкасаційно служба повинна забрати кошти фірми.

Після того, як співробітник інкасаційно служби прибув в організацію, він повинен в обов’язковому порядку пред’явити касиру що засвідчують його особу документи, довіреність на інкасацію грошей, явочну картку, а також порожню ємність для перевезення грошей (сумку).

Якщо всі документи задовольняють вимогам касира, той забирає порожню сумку, кладе гроші туди. Далі він пред’являє співробітнику інкасаторської служби зразок пломби, передає сумку з грошима, а також квитанцію. Необхідно звернути увагу на якість пломбування сумки: вона повинна бути опломбована так, щоб при її розтині сторонніми особами залишалися видимі сліди порушення цілісності пломби.

Також необхідно скласти супровідну відомість – сума грошових коштів, зазначена в ній, повинна відповідати сумі грошей в реєстрі всіх проведених операцій – його заповнення є також обов’язковим аспектом проведення процесу інкасації.

Далі касир заповнює явочну картку інкасатора і проставляє в ній суму грошових коштів, які передаються інкасатору – ця сума повинна відповідати сумам, поставленим в накладній за формою і квитанції.

Читайте також: Як скласти договір з матеріально відповідальною особою

Далі інкасатор повинен перевірити правильність заповнення касиром всіх документів, цілісність пломби, а також її відповідність зразком, відповідність номеру сумки з грошима її номером, вказаним в явочній картці.

Також він повинен перерахувати кошти в сумці і порівняти суму з сумою грошових коштів, проставленою в накладній і квитанції. Якщо якість пломби, правильність заповнення всіх документів влаштовує інкасатора, він приймає сумку.

При прийомі сумки з готівкою фірми інкасатор підписує квитанцію: проставляє дату приймання готівки, ставить печатку і повертає квитанцію касиру. Якщо сумка з грошима не буде прийнята інкасатором, касир в явочній картці ставить «відмова», описує докладно причини відмови і запевняє картку своїм підписом.

З програмою для автоматизації роботи магазину бизнес.Ру Роздріб ви будете отримувати актуальні дані про залишки в касі в режимі онлайн і зможете викликати інкасацію навіть з дому. Також програма дозволить автоматично оформляти основні документи касира, такі як прибуткові та видаткові касові ордери, всього в кілька кліків!
Спробуйте весь функціонал програми для автоматизації магазина бизнес.Ру Роздріб безкоштовно >>>

Бухгалтерський облік коштів, зданих інкасаторам

Передачу готівкових коштів фірми понад ліміт залишку каси необхідно відобразити в бухгалтерському обліку. Для цього оформляється видатковий касовий ордер і використовується рахунок 57 «Переклади їсти дорогою». Для бухгалтерського обліку передачі грошей фірми через інкасатора в банк використовуються наступні бухгалтерські проводки:

• Дебет 57 – Кредит 50 – «Передано готівку грошові кошти з каси інкасаторам» (проводиться на підставі двох документів – видаткового касового ордера і квитанції, отриманої від інкасатора);
• Дебет 51 – Кредит 57 – «Зараховано кошти на розрахунковий рахунок в банку» (проводиться на підставі виписки банку по розрахунковому рахунку);
• Дебет 91.2 – Кредит 51 – «Списано комісію банку за прийом і перерахунок готівкових коштів» (проводиться на підставі виписки банку по розрахунковому рахунку).

Читайте також як правильно працювати з касою:

1. Контроль за дотриманням касової дисципліни для ТОВ та ВП
2. Як працювати на касі
3. Все, що потрібно знати про онлайн-касах в 2018 році
4. Перереєстрація ККТ: коли і як проводити
5. Як вибрати онлайн-касу без переплат