Як працює функція ЯКЩО в Excel: приклади використання

З’ясовуємо призначення функції якщо в MS Ecxel і розбираємося в роботі оператора з кількома або однією умовою.

Як використовувати функцію в Екселі ЯКЩО

Програма Excel, як і Word від Microsoft, є однією з найбільш корисних і функціональних програм для роботи з документами. Вона містить безліч опцій, необхідних для будь-якої сфери.

Функція ЯКЩО описує умову і результат, який виходить при його виконанні або, навпаки, невиконанні. Це одна з базових функцій Excel, яку використовують при створенні звітів: для бухгалтерії, списку товарів або імен, пошуку помилок у великих таблицях тощо.

Часто за допомогою функції ЯКЩО Excel порівнює вміст комірок з якимось еталонним значенням, щоб поділити їх на певні категорії.

Для прикладу ми створили таблицю з прізвищами і віком випадково обраних людей. Припустимо, що в третьому стовпчику навпроти кожної людини треба проставити її «соціальний статус» – дитина це або дорослий. Це можна зробити за допомогою функції ЯКЩО.

Ставимо курсор в комірку навпроти першого учасника таблиці – у нас це D4. Вводимо «=» і вибираємо функцію ЯКЩО у списку над таблицею.

Відкриється нове вікно, в якому слід вказати параметри функції.

Логічний вираз – будь-яка умова, за якої можна отримати відповідь «так» або «ні», що мовою Екселя позначається як «брехня» і «істина». У нашому випадку ми порівнюємо вік людини з кількістю 18, щоб визначити, доросла це чи дитина. Отже, у полі «Лог _ вираз» слід записати формулу «S4 (комірка з віком) > = 18». У графі «Значення _ якщо _ істина» пишемо «Дорослий», а в «Значення _ якщо _ брехня» – «Дитина». Всі буквені позначення повинні бути в лапках.

Клікаємо ОК або натискаємо Enter. У комірці D4, куди вводилася формула, з’явиться результат обчислень. Щоб застосувати функцію до інших позицій у таблиці, потрібно розтягнути її на інші комірки за допомогою автозаповнення (виділення з чорним хрестиком).

У логічній умові функції ЯКЩО порівнюють не тільки числа. Наприклад, можна перевірити, чи є в комірці конкретне слово.

Створимо для цього ще одну функцію, яка буде звертатися до комірки D4, в якій у нас вже є результат роботи першого оператора:

Нова функція перевіряє, чи є в комірці слово «Дорослий». Якщо так – вона повертає значення 500, якщо ні – 200.

Вивчаємо Ексель: функція ЯКЩО з кількома умовами

Частіше для впорядкування значень недостатньо порівняти їх за допомогою лише одного виразу. Тому функцію ЯКЩО можна використовувати з кількома умовами, вкладаючи їх в один одного. Розберемо на прикладі.

Припустимо, треба поділити учасників таблиці не на дві категорії, а на три – «Дитина», «Дорослий» і «Літній». Для цього вже недостатньо простої перевірки «більше або дорівнює 18» – а значить, треба ввести ще одну умову: в нашому випадку це буде «більше 60».

Синтаксис функції ЯКЩО виглядає так: = ЯКЩО (логічний _ вираз; значення _ якщо _ істина; значення _ якщо _ брехня) Аргументи після оператора ЯКЩО укладені в дужки і розділені крапкою з комою. Додаючи нові умови, важливо зберегти такий же порядок.

У першому прикладі наша формула виглядала так:

Додамо ще один вираз – C4 > 60. Також треба прописати «Значення _ якщо _ істина», яке буде видавати Excel при відповідності – «Літній». У полі «Значення _ якщо _ брехня» залишимо формулу з першого прикладу і додамо в кінці ще одну дужку, що закриває. У підсумку вийде:

Для чистоти експерименту додамо пару нових рядків, щоб у стовпчику були значення для кожного віку. Розтягує формулу і бачимо результат – дві останні людини розпізнані як літні.

У MS Excel 2010 таким чином можна вкладати один в одного до семи умов.

Функція IF

Одна з найпопулярніших в Excel функція IF дає змогу виконувати логічне порівняння значення й очікуваного результату.

Отже, інструкція IF може мати два результати. Перший отримаємо, якщо умова виявиться істинною, другий – якщо вона буде хибна.

Наприклад, =IF(C2=”Так”,1,2) каже, що ЯКЩО (C2 = «Так»; то повернути 1; інакше повернути 2).

Функція IF, яка відноситься до логічних функцій, повертає одне значення, якщо умова виконується, або інше, якщо вона не виконується.

Ім’я аргументу

лог_вираз (обов’язковий аргумент)

Умова, яку потрібно перевірити.

значення_якщо_істина (обов’язковий аргумент)

Значення, яке повертається, якщо результат умови логічний_вираз має значення TRUE.

значення_якщо_хибність (необов’язковий аргумент)

Значення, яке повертається, якщо результат умови лог_вираз має значення FALSE.

Приклади простої функції IF

У наведеному вище прикладі формула в клітинці D2 означає: ЯКЩО(C2 = “Так”; то повернути 1; інакше повернути 2).

У цьому прикладі формула в клітинці D2 означає: ЯКЩО (C2 = 1; то повернути «Так»; в іншому разі повернути «Ні»)Як бачите, функція IF може оцінювати як текстові, так і числові значення. Крім того, її можна використовувати, щоб оцінювати помилки. Ви можете не лише перевірити одну рівність і повернути один результат, а й використовувати математичні оператори та виконувати додаткові обчислення залежно від заданих умов. Щоб виконати кілька порівнянь, можна також вкласти кілька функцій IF.

У наведеному вище прикладі функція IF у клітинці D2 означає: ЯКЩО(C2 більше B2; то повернути “Бюджет перевищено”; інакше повернути “У межах бюджету”).

На ілюстрації вище функція повертатиме не текст, а математичне обчислення. Отже, формула в клітинці E2 означає: ЯКЩО(фактичні витрати перевищують планові; то відняти планові витрати від фактичних; інакше нічого не повертати).

У цьому прикладі формула в клітинці F7 означає: ЯКЩО(E7 = “Так”; то обчислити загальну суму, помноживши F5 на 8,25%; інакше повернути значення 0, тому що акцизний збір не стягується).

Примітка.: Якщо потрібно використати текст у формулах, візьміть його в лапки (наприклад, “Текст”). Виняток становлять лише значення TRUE та FALSE, які Excel інтерпретує автоматично.

Поширені проблеми

0 (нуль) у клітинці

Не вказано значення для аргументу значення_якщо_істина або значення_якщо_хибність. Щоб побачити правильне значення, додайте текст для обох аргументів або додайте до аргументу значення TRUE чи FALSE.

#NAME? у клітинці

Зазвичай це означає, що формулу введено неправильно.

Потрібна додаткова довідка?

Ви завжди можете поставити запитання експерту в спільноті Tech у розділі Excel чи отримати підтримку в спільнотах.