ДСТУ 4163:2020. Як оформлюються основні реквізити в наказах SMARTFIN.UA

З 1 вересня 2021 року діють нові вимоги до оформлення кадрових документів. Стандарт ДСТУ 4163–2003, за яким складали документи з 2003 року, замінив новий ДСТУ 4163:2020. Він прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 і діє з 01.09.2021.

Ця стаття допоможе:

• розібратися з новими вимогами до реквізитів при складанні кадрових документів, такими як: назва підприємства, реєстраційний індекс, дата, підпис, візи, відмітки про ознайомлення тощо;
• познайомитись із структурою кадрових наказів, оформлених за новим ДСТУ 4163:2020 у програмі SMARTFIN.UA;
• дізнатися, чи можна використовувати типові форми кадрових наказів з 01.09.2021.

Що регулює ДСТУ 4163:2020

ДСТУ 4163:2020 установлює:

• склад реквізитів документів;
• вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
• вимоги до бланків та оформлення документів;
• вимоги до виготовлення документів.

З-поміж 32 реквізитів, що регламентує ДСТУ 4163:2020, є сім обов’язкових, що надають документу юридичної сили та доказовості:

1. найменування юридичної особи;
2. назва виду документа — не зазначають на листах;
3. дата документа;
4. реєстраційний індекс документа;
5. заголовок до тексту документа;
6. текст документа;
7. підпис, для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.

Чи обов’язково ФОП оформляти документи за ДСТУ 4163:2020?

Стандарт поширюється на документи, які створюють:

• державні органи;
• ОМС;
• установи, підприємства, організації та інші юридичні особи незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Для ФОП нові вимоги до оформлення документів мають рекомендаційний характер.

Оформлення наказів в SMARTFIN.UA

В усіх наказах в SMARTFIN.UA:

• реквізити заповнюються поздовжнім способом – це коли постійні реквізити розміщують вздовж верхньої частини аркуша;
• у документах використовується гарнітура Times New Roman (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020). Попередній стандарт ДСТУ 4163–2003 не регламентував, яким шрифтом друкувати документ. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 рекомендували використовувати Times New Roman. Тепер Times New Roman — це вимога ДСТУ.

Усі накази мають однакову структуру, кожний елемент якої має чітко визначене місце розташування та формат:

1. назва організації
2. код організації
3. назва документу
4. дата складання
5. місце складання
6. номер документу
7. заголовок до тексту
8. текст документу
9. підписи посадових осіб
10. візи
11. відмітка про ознайомлення

Вимоги, відповідно до яких оформлюються реквізити наказів у SMARTFIN.UA

Реквізит

Вимоги

Назва організації

• найменування автора документа має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу;
• найменування друкується ВЕЛИКИМИ літерами;
• можна друкувати напівжирним прямим шрифтом;
• якщо в статуті (положенні про юридичну особу) є офіційне скорочене найменування, потрібно вказувати і його;
• скорочене найменування на поздовжньому бланку вказується окремим рядко у центрі; його можна вказувати як в дужках, так і без них;

Друкувати в документах найменування юридичної особи напівжирним чи звичайним шрифтом, вказувати скорочене найменування в дужках чи без дужок, юрособа визначає самостійно і фіксує обраний варіант в інструкції з діловодства.

Назва документу

• друкується ВЕЛИКИМИ літерами — НАКАЗ
• друкується напівжирним прямим шрифтом з розрідженням на 3 пункти
• вирівнювання по центру

Оформлення дат

Стандарт розрізняє терміни «дата документа» і «дата в документі»:

• дата документу – це дата підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення документа
• дата в документі- це дата певної події, нормативного акта, про які є згадка в документі

Дату можна оформляти цифровим або словесно-цифровим способом:

• цифровий спосіб – елементи дати зазначаються арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляється двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться
• словесно-цифровий спосіб – вказується:

• число місяця двома цифрами — якщо місяць містить одну цифру, додається нуль;
• місяць — словами;
• рік — чотирма цифрами. Додається слово «року» або скорочений варіант «р.».

У різних реквізитах одного документа дату тепер можна оформляти як словесно-цифровим способом, так і цифровим.

Порада!

Вживати словесно-цифровий спосіб дати у реквізиті «Текст». Так буде дотримано норму ДСТУ 4163:2020 про те, що у текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, для дат застосовують словесно-цифровий.

Місце складання:

• зазначається на всіх документах, крім листів;
• вказується на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа»;
• повинен відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014-97 «Класифікатор об’єктів адміністративно-територіального устрою України» (КОАТУУ).

Реєстраційний індекс (номер документу):

Складники реквізита «Реєстраційний індекс»: порядковий номер документа в межах групи документів, що реєструють + індекс

Вимога про правобічну похилу риску — нова. Попередня версія стандарту ДСТУ 4163:2020 не регламентувала, як відокремлювати складники реєстраційного індексу. За усталеною практикою для відокремлення складників реєстраційного індексу наказів з кадрових питань використовували дефіс та похилу риску (№ 123-к/тр або № 123-к/тм для відокремлення складників індексу). Тепер ДСТУ 4163:2020 чітко скеровує щодо правобічної риски.

Чи додавати індекси та які саме, підприємство вирішує самостійно. Реєстраційний індекс може містити лише порядковий номер за відповідною обліковою формою — 1, 2, 3…

Можна використовувати як індекси й літерні позначення, що відповідають питанням діяльності. Наприклад, для наказів з кадрових питань:

• тривалого (75 р.) зберігання — к/тр (наказ № 125/к/тр);
• тимчасового (5 р.) зберігання — к/тм (наказ № 221/к/тм).

Заголовок до тексту

• друкується без відступу від межі лівого поля;
• можна друкувати напівжирним прямим шрифтом;
• повинен бути коротким і граматично узгодженим із назвою документа
• має точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?»
• максимальна довжина рядка заголовка — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок довший, його потрібно розташувати в кількох рядках через один міжрядковий інтервал. Крапка в кінці заголовка не ставиться;
• якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), продовжуйте його до межі правого поля.

Текст документу

• може оформлятися як суцільний зв’язний текст, анкета, таблиця, поєднання цих форм;
• повинен подаватися стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, а також стосувався того питання, яке сформулювали в заголовку;
• викладається державною мовою. Виняток — випадки, передбачені законодавством про мови в Україні.
• рекомендовані міжрядкові інтервали: на А5 — 1 інтервал; на А4 — 1—1,5 інтервали; за потреби можна застосовувати в тексті й інші міжрядкові інтервали;
• стандарт дає змогу друкувати текст шрифтом розміром 12—14 друкарських пунктів;
• друкується без відступу від межі лівого поля.

Підписи посадових осіб

1) найменування посади особи, яка підписує документ:

• у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку;
• у скороченій формі, якщо документ надрукований на бланку;

2) особистий підпис (крім електронних документів);

3) власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ.

• Важлива новація ДСТУ 4163:2020 — вказувати у реквізиті «Підпис» власне ім’я та прізвище підписанта. Раніше за ДСТУ 4163—2003 в реквізиті «Підпис» вказували ініціали та прізвище з великої літери. Тепер потрібно вказувати прізвище ВЕЛИКИМИ літерами, власне ім’я (Інна, Світлана, Анна) не замінюється ініціалами.
• Пункт 7.7 ДСТУ 4163:2020 скеровує друкувати розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» з відступом від межі лівого поля документа 125 мм.
• Чого робити не можна? ДСТУ 4163:2020 забороняє під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Візи

• За допомогою візи оформляється внутрішнє погодження документів. Віза — це так званий управлінський реквізит, що не впливає на юридичну силу документа.
• У реквізиті «Віза» тепер вказується Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ особи, що візує. Раніше за ДСТУ 4163-2003 вказували ініціали та прізвище особи з великої літери.

Складники реквізиту «Віза»:

• найменування посади (за потреби);
• особистий підпис;
• власне ім’я ПРІЗВИЩЕ особи, яка візує документ.

Відмітка про ознайомлення

• Відмітка свідчить про факт ознайомлення працівника зі змістом управлінської дії щодо нього.
• Обов’язково ознайомлюйте працівників з наказами з кадрових питань:

“З розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).”

В одній відмітці можете зафіксувати ознайомлення кількох працівників.

Складники відмітки про ознайомлення:

слова «З документом ознайомлений (-а, -і):» (без лапок);

• особистий підпис;
• власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ;
• дата ознайомлення.

При підготовці проєкту документу потрібно залишати місце для підпису і дати ознайомлення. Працівник, що ознайомлюється з документом, проставить їх від руки.

Чи можна після 01.09.2021 використовувати типові форми наказів

Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 визначає нові вимоги до складання документів, зокрема наказів.

Типові форми затверджені наказом Держстату “Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці” від 05.12.2008 № 489:

• № П-1 “Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу”
• № П-3 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”
• № П-4 “Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)”
• № П-5 “Табель обліку використання робочого часу”

Держстат не вносив до типових форм жодних змін, що стосуються нових вимог до складання документів. Тому підприємство може й надалі застосовувати затверджені типові форми наказів. Роботодавець не буде нести за це відповідальності. Водночас, роботодавець може адаптувати типові форми відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020. Наприклад:

• вказувати великими літерами і напівжирним шрифтом назву підприємства
• великими літерами зазначати прізвище працівника
• у реквізиті підпис вказувати ім’я та ПРІЗВИЩЕ директора.

Розпочати легко! Додайте інформацію про організацію та працівників, виконайте налаштування і отримайте необхідні розрахунки. Нарахування зарплати та індексації, розрахунок податків, лікарняних, відпускних та компенсацій. А ще: будуйте графіки роботи будь-якої складності, формуйте кадрові докумети та звіти, відправляйте звітність у податкову, контролюйте торговельні операції та інше.

Накази щодо основної діяльності: правила оформлення і строки зберігання

Накази щодо основної діяльності веде кожне підприємство. Правильно оформлений наказ допоможе уникнути штрафних санкцій та оптимізувати фінансові результати. У цій консультації розглянемо нюанси оформлення, зберігання, реєстрації, внесення змін і скасування наказів.

Що таке наказ?

Поняття «наказ» законодавством не визначене. На практиці під наказом розуміють розпорядчий документ, який видається керівником підприємства, організації, установи в рамках його компетенції. Разом з тим законодавством не встановлено, які види наказів повинні вести комерційні підприємства.

У ст. 16 розд. I Переліку типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), виділено три групи наказів:

• щодо основної діяльності;
• з кадрових питань;
• з адміністративно-господарських питань.

За основу береться такий критерій, як строк зберігання документів. Водночас не заборонено групувати накази за видами з огляду на особливості конкретного підприємства. Наприклад, на підприємстві можуть вестися два види наказів: кадрові та щодо основної діяльності. Зупинимося докладніше на останніх.

З яких питань видаються накази щодо основної діяльності?

Накази щодо основної діяльності – це документи, якими оформляють рішення керівника щодо організації роботи підприємства в цілому або роботи його структурних підрозділів.

Накази щодо основної діяльності видають з питань:

• створення, реорганізації, ліквідації, перейменування;
• зміни виду діяльності;
• затвердження статутів, положень, інструкцій, правил, структури, штатного розпису;
• унесення змін до внутрішніх нормативно-правових документів;
• проведення заходів щодо роботи з персоналом;
• ціноутворення;
• охорони праці;
• проведення рекламних акцій;
• нормування витрат тощо.

Як оформити наказ щодо основної діяльності?

Законодавством не затверджена форма наказу щодо основної діяльності. У цілому при оформленні наказів, у тому числі і зазначеного, необхідно керуватися Національним стандартом України. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55 (далі – ДСТУ 4163-2003).

Наказ щодо основної діяльності має, зокрема, містити (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003):

• найменування підприємства відповідно до установчих документів;
• назву виду документа – наказ;
• дату складання – зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад, «08.10.2017»). Водночас стандартом дозволено зазначати дату і в зворотній послідовності («2017.10.08»);
• реєстраційний індекс (номер) – порядковий номер, який може бути доповнений індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про виконавця тощо. Наприклад, накази щодо основної діяльності можуть бути з літерами «ос» (наприклад, «Наказ № 44/ос»);
• заголовок наказу. Цей реквізит повинен відповідати на запитання: «Про що видається наказ?» (наприклад, «Про внесення змін до штатного розпису»);
• текст наказу. Він повинен містити інформацію, заради якої видавався. Її потрібно висловлювати стисло, зрозуміло і без вживання фраз, які не несуть ніякого смислового навантаження. Наказ може бути оформлений у вигляді суцільного тексту або розбитий на декілька пунктів, якщо частини тексту мають різні смислові навантаження або потрібно викласти декілька рішень. Наказ може складатися з двох частин: описової (опис обставин, що послужили підставою для видання наказу) і розпорядчої, де зазначається, що потрібно зробити: «Призначити», «Провести» тощо;
• підпис. Цей реквізит повинен складатися з найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка його підписує.

Наказ може мати додатки, у такому разі на це необхідно вказати. Сам додаток теж повинен мати посилання на реквізити наказу, наприклад: «Додаток 1 до наказу від 27.10.17 р. № 55/ос».

Як правило, перед підписанням накази візуються відповідними службами (наприклад, фінансовою, юридичною). Порядок візування рекомендуємо прописати в інструкції з діловодства підприємства. У цьому випадку в наказі має бути реквізит про візи. Наприклад, це можна оформити позначкою: «Узгоджено» із зазначенням посади, ініціалів і прізвища осіб, які його завізували, і дат проставляння віз.

Як затвердити або ознайомити з наказом зацікавлених осіб?

Право підпису наказів надане керівникові підприємства установчими документами. Проте внутрішніми документами підприємства і посадовими інструкціями таким правом можуть бути наділені й інші посадові особи (наприклад, заступник директора, директор філії тощо).

З наказом необхідно ознайомити зацікавлених осіб під підпис з таким формулюванням: «З наказом ознайомлені», зазначивши їх посади, ініціали та прізвища, а також дату ознайомлення.

Як реєструються накази щодо основної діяльності?

Оригінали виданих і підписаних керівником наказів формують у справи в рамках календарного року. Тобто якщо юрособа веде два види наказів, то щороку на підприємстві має бути сформовано дві справи з наказами. Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. Накази щодо основної діяльності повинні реєструватися у «своєму» журналі.

Крім того, на підприємстві має бути журнал реєстрації наказів з кадрових питань. Журналів може бути і більше, залежно від внутрішньої класифікації.

Журнал реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Реєстрація наказів ведеться протягом календарного року.

У грудні можна підготувати реєстраційні журнали на наступний рік. Проте якщо в журналі достатньо місця для продовження реєстрації наказів, продовжувати реєструвати у ньому не заборонено. Проте нумерація з початку року повинна починатися з № 1. Журнал можна вести в елект­ронній формі, але тоді доведеться дублювати записи в паперовій формі (п. 4 Порядку роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.14 р. № 1886/5).

Завважимо, що типових форм журналів реєстрації наказів немає.

Скільки часу зберігаються накази щодо основної діяльності?

Строки зберігання наказів щодо основної діяльності визначені в ст. 16 Переліку № 578/5. Проте в цій статті йдеться про строки зберігання для центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів та організацій. Про комерційні підприємства тут не згадується. В інших статтях Переліку № 578/5 окремі строки зберігання для комерційних підприємств теж не встановлені. Тому вони можуть керуватися ст. 16 Переліку № 578/5, згідно з якою накази щодо основної діяльності повинні зберігатися до ліквідації підприємства, тобто безстроково.

Журнали реєстрації наказів щодо основної діяльності теж зберігаються постійно, як і відповідні справи з наказами. У разі ліквідації підприємства документи підлягають повторній експертизі цінностей. Ті накази, які стосуються прав громадян, передаються на зберігання за описом справ до місцевих архівних установ. А якщо таких архівів немає, документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міськрад (п. 2.7 Переліку № 578/5).

Комерційні підприємства мають право встановлювати в локальних документах інші строки зберігання наказів щодо основної діяльності. При визначенні цих строків можна дотримуватися таких правил:

• усі накази щодо основної діяльності зберігати до завершення перевірки ДФС з питань дотримання податкового законодавства;
• після перевірки провести аналіз документів і вирішити, які накази слід зберегти (наприклад, накази, які мають тривале практичне значення), а які – вилучити для знищення (наприклад, накази зі строком дії, що минув, які не мають тривалого практичного значення).

Які можливі помилки в наказах?

При оформленні наказів щодо основної діяльності можуть виникати різні помилки. Найчастіше це:

• відсутність якогось обов’язкового реквізиту;
• неправильне зазначення реквізиту (наприклад, номера наказу або дати);
• помилки у змісті (наприклад, відсутність описової частини);
• підписання наказу директором з перевищенням повноважень тощо.

Чи можна скасувати або виправити наказ щодо основної діяльності?

За необхідності дозволяється вносити зміни до наказу щодо основної діяльності. Така необхідність може виникнути у випадку:

• прийняття нового закону України та іншого нормативно-правового акта;
• внесення змін до законів України та інших нормативно-правових актів;
• зміни локальних документів;
• втрати актуальності частини завдань, зазначених у наказі, тощо.

Унесення змін до наказу оформляється окремим документом. У його описовій частині наводять підстави для внесення змін до раніше виданого наказу, а в розпорядчій – які конкретно зміни вносяться (див. зразок 1).

Зразок 1

У зв’язку зі звільненням з роботи Остапчука В. В., члена комісії з питань охорони праці, НАКАЗУЮ:

1. Внести до наказу від 01.03.17 р. № 45 «Про створення комісії з питань охорони праці» такі зміни:

• вивести зі складу комісії Остапчука В. В., інженера з охорони праці;
• ввести до складу комісії Сорокіну Є. р., інженера з охорони праці.

За необхідності наказ щодо основної діяльності можна скасувати. Підставами для такого скасування можуть служити:

• невідповідність положень наказу Конституції або законам України, іншим нормативно-правовим актам;
• видання наказу посадовою особою з перевищенням повноважень;
• рішення суду тощо.

Для цього треба видати новий наказ, зазначивши в ньому підставу для скасування старого наказу і дату, з якої його дія припиняється (див. зразок 2).

Зразок 2

У зв’язку з невідповідністю назв деяких посад Державному класифікатору 003:2010 НАКАЗУЮ:

1. Скасувати наказ від 17.08.17 р. № 574 «Про внесення змін до штатного розпису».

Порядок оформлення, затвердження, скасування і внесення змін до наказів рекомендуємо викласти в локальних документах, наприклад в інструкції з діловодства. У такому документі можна навести декілька прикладів правильного оформлення наказів щодо основної діяльності та інших видів наказів.

Висновки

Накази щодо основної діяльності видаються з метою оформлення рішення керівника щодо організації роботи підприємства в цілому або роботи його структурних підрозділів.

При складанні таких наказів необхідно керуватися ДСТУ 4163-2003.

При визначенні строків зберігання наказів щодо основної діяльності комерційні підприємства можуть керуватися ст. 16 Переліку № 578/5 або встановити свої строки в локальному документі. Проте при самостійному визначенні строків слід зважити на те, що такі накази не можна знищувати до завершення перевірки ДФС з питань дотримання податкового законодавства.

Порядок оформлення, затвердження, ознайомлення зацікавлених осіб, унесення змін, скасування наказів щодо основної діяльності підприємство може встановити в локальному документі (наприклад, в інструкції з діловодства).

Розпорядчі документи: приклад наказу з основної діяльності

Діяльність кожного підприємства, незалежно від форми власності, розпочинається із видання розпорядчих документів. Найчастіше це накази (на приватному підприємстві – розпорядження), головними з яких є накази з основної діяльності. У консультації розглянемо порядок оформлення наказів, їхні обов’язкові реквізити, а також наведемо зразок наказу з основної діяльності.

Загальні положення

Термін «наказ» не визначено законодавством України, але у звичайному розумінні наказ – це розпорядчий документ підприємства, установи, організації (далі – підприємство), який видається його уповноваженою особою, як правило, директором.

Звертаємо увагу! Накази видаються усіма підприємствами незалежно від їх рівня, масштабу, специфіки діяльності та форми власності.

Утім законодавство не встановлює, які види наказів зобов’язані видавати приватні та комерційні підприємства. Тому власною інструкцією з діловодства можна визначити, які накази будуть оформлятися на вашому підприємстві (види, специфіка тощо).

Для узагальнення ймовірних типових документів, які створюються під час документування однотипних (загальних для усіх) управлінських функцій, Мін’юстом видано наказ від 12.04.12 р. № 578/5, яким затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік № 578). Як бачимо, цим переліком можуть користуватися і приватні підприємства.

Згідно зі ст. 16 розд. І Переліку № 578 накази поділяються на три групи:

• з основної діяльності;
• кадрових питань (особового складу);
• адміністративно-господарських питань.

Накази з основної діяльності є найголовнішими серед інших. Такий висновок випливає з того, що документи в Переліку № 578 розміщено за ступенем значущості їх видів та питань (у логічній послідовності) (п. 2.2 розд. ІІ), і саме ці накази посідають перше місце. Тож далі йтиметься тільки про накази з основної діяльності.

Про що видаються, де реєструються

Накази з основної діяльності видаються, зокрема, із питань:

• утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування підприємства;
• зміни виду діяльності;
• затвердження статутів, положень, інструкцій, правил, а також чисельності, структури штатного розпису;
• проведення атестації, навчань, тренінгів працівників;
• унесення змін до внутрішніх нормативно-правових документів підприємства;
• проведення заходів (навчальних, святкових тощо);
• охорони праці;
• визначення відповідальної особи за протипожежну безпеку на підприємстві, евакуацію тощо.

Ці накази підлягають реєстрації у Журналі обліку наказів з основної діяльності. Кожен вид наказів (наприклад, накази з кадрових питань) реєструється в окремому журналі.

Період реєстрації наказів – календарний рік. Тобто накази реєструються у новому журналі від початку року за порядковим номером. Наприкінці року журнал завершується (проводиться гранична лінія та фіксується загальна кількість наказів за рік), а на початку наступного заводиться новий. Таким чином, кількість років існування підприємства та журналів мають бути однаковими.

Форму журналів не встановлено, тому підприємство затверджує її самостійно, включаючи до неї усю необхідну інформацію. Зазвичай це дата і номер наказу, його суть, виконавець та відповідальна особа (кому доручено виконати наказ), строк виконання (за наявності).

Яким є строк зберігання наказів з основної діяльності?

Накази, як і Журнали реєстрації цих наказів, зберігаються до ліквідації підприємства, тобто постійно (ст. 16 розд. ІІ Порядку № 578). У разі ліквідації підприємства документи підлягають повторній експертизі цінностей.

Слід знати! Накази, які стосуються прав громадян, передаються на зберігання за описом справ до місцевих архівних установ. Якщо таких установ на відповідній території немає, то документи передаються до державних архівів, архівних відділів міських рад (п. 2.7 Порядку № 578).

Вимоги до оформлення наказу

Під час оформлення наказів слід керуватися Національним стандартом «Державна уніфікована система документації» (Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003), затвердженим наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55 (далі – ДСТУ № 4163).

Наказ друкується на бланку підприємства, який використовують для інших листувань або розроблений спеціально для наказів.

Якщо коротко, то створенню наказу передують такі дії:

1) ініціатива структурного підрозділу або доручення керівництва підрозділу підготувати проект наказу;

2) розроблення проекту наказу;

3) візування;

4) підпис у керівництва;

5) ознайомлення зацікавлених/задіяних підрозділів або працівників;

6) реєстрація наказу в спеціальному журналі.

Що обов’зково вказується у наказі з основної діяльності?

Наказ має, зокрема, містити (п. 4.4 ДСТУ № 4163):

• назву підприємства відповідно до установчих документів. За бажання нижче повної назви окремим рядком можна вказати скорочену;
• назву виду документа – наказ;
• дату складання. Указується арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад, «01.03.2019»). Дозволяється наводити дату в зворотній послідовності («2019.03.01»). Дату ставлять нижче назви поряд із реєстраційним індексом та в спеціально відведеному місці на бланку;
• реєстраційний індекс, тобто порядковий номер наказу. Номер дозволяється комбінувати з індексом справи згідно з номенклатурою справ підприємства, інформацією про виконавця тощо;
• заголовок. Має відповідати на запитання: «Про що видається наказ? Про кого? Або стосовно чого?». Наприклад: «Про затвердження положення про юридичний відділ»;
• текст наказу. Повинен містити інформацію, заради якої створюється наказ. Зазвичай на початку тексту робиться посилання на підставу видання наказу (наприклад, на виконання пункту статуту, закону, постанови КМУ, з метою встановлення посадових обов’язків тощо). Текст викладається стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів, які не несуть смислового навантаження. Кількість пунктів у наказі визначається самостійно підприємством. За наявності додатків до наказу після тексту пишеться: «Додатки на __ арк.». Додаток має містити посилання на реквізити наказу (номер і дату);
• підпис. Складається із назви посади підписанта (на бланку підприємства посада вказується скорочено), особистого підпису, ініціалів та прізвища. Наприклад: «Директор (підпис) О. В. Михайленко». Підпис розміщують після тексту документа або під позначкою про наявність додатків. Якщо підписантів декілька, то підписи розташовують один під одним виходячи з підпорядкованості.

Окрім реквізитів складовою наказу є візування. На стадії підготовки/розроблення наказу його зміст підлягає внутрішньому візуванню службами підприємства. Тобто до того, як передати наказ на підпис керівництву, його узгоджують із різними структурними підрозділами. Порядок візування слід прописати в інструкції з діловодства підприємства. Зазвичай установлюють, що всі накази з основної діяльності візуються у бухгалтерському та юридичному відділах, в інших – за потреби.

Пам’ятайте: візу розміщують нижче підпису керівника на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша наказу (п. 5.25 ДСТУ № 4163).

Чи потрібно ознайомлювати з наказом осіб, яких він стосується?

Так, керівників та працівників, яких стосується наказ (тобто коли про підрозділ згадується в наказі або підрозділу доручено виконати певну дію), обов’язково ознайомлюють із ним під підпис. На зворотному боці наказу пишуть фразу «З наказом ознайомлені», посаду та ініціали співробітника. Після ознайомлення працівник ставить підпис та дату.

Зауважимо, що коли на підприємстві багато співробітників, то, аби заощадити час, із наказом можна ознайомити лише керівників структурних підрозділів. Тоді на них покладається обов’язок довести до відома підлеглих суть та завдання наказу.

Як уносяться зміни до наказу з основної діяльності?

Для цього видається інший наказ про внесення змін до існуючого. Тобто алгоритм дій такий самий – розроблення проекту наказу, візування, підпис у керівництва, реєстрація у журналі.

Причинами внесення змін можуть бути:

• прийняття нового законодавства, яке стосується діяльності підприємства;
• вимушена зміна внутрішнього порядку;
• потреба в уточненні/виключенні пунктів положень або інструкцій підприємства;
• утрата чинності нормативного документа (закону, постанови, указу тощо), що зумовлює втрату чинності певного наказу.

До відома: для внесення змін до наказу глобальна подія не потрібна – керівництво має право на власний розсуд відкоригувати прийняті раніше рішення.

Наведемо зразок наказу з основної діяльності.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Жовтень»

Наказ

Про затвердження та введення в дію інструкції з охорони праці

Відповідно до ст. 18 Закону від 14.10.92 р. № 3694-XII «Про охорону праці» та з метою забезпечення працівників знаннями з охорони праці НАКАЗУЮ:

1. Затвердити та ввести в дію з 01.03.19 р. інструкцію з охорони праці (додається до наказу) [додатки не публікуються. – Ред.].

2. Начальнику відділу охорони праці Самойленко М. М. провести інструктаж з усіма працівниками підприємства у строк до 20.03.19 р.

3. Начальнику відділу діловодства Хмелюк І. В. розмістити інструкцію у загальному доступі в коридорі офісу підприємства.

4. Начальнику відділу діловодства Хмелюк І. В. довести до відома та ознайомити з наказом під підпис усіх працівників без винятку.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Додатки на 5 аркушах.

Директор (підпис) О. Д. Зайчук

Висновки

Процедура видання наказу складається із декількох етапів: розроблення проекту наказу, візування, підпис у керівництва, реєстрація у журналі наказів з основної діяльності. Кожен вид наказів реєструється в окремому журналі від початку року. Наказ друкується на бланку підприємства для усіх листувань або на спеціально розробленому для наказів бланку. У наказі обов’язково вказуються: назва підприємства, дата складання, назва документа (наказ), його порядковий номер, заголовок, текст та підпис.

На стадії підготовки зміст наказу підлягає внутрішньому візуванню службами підприємства (юридичним та бухгалтерським відділом тощо). Тобто до передачі наказу на підпис керівництву його узгоджують із спеціалістами на предмет дотримання вимог законодавства та інші аспекти. Порядок візування слід прописати в інструкції з діловодства підприємства. Візу розміщують нижче підпису керівника на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша наказу. Також із наказом ознайомлюють під підпис працівників, залучених до його реалізації/виконання.