Професія секретар-референт. Референт – це.

Багато дівчат мріють почати кар ‘єру з посади секретаря-референта. Це цілком нормальне і обґрунтоване прагнення. Тільки ось про те, що для цього потрібно (крім привабливої зовнішності), замислюються далеко не всі. А варто було б. Адже референт – це не тільки “красиве обличчя” поруч з керівником. Це, швидше, “довідник” з усіх питань: всезнайка і розумниця, яка перебуває вихід з будь-якої ситуації. Розберемося детальніше.

Що потрібно вміти обов ‘язково

У будь-якій організації існує інструкція секретаря-референта. Вона містить перелік (іноді докладний, часом не дуже) посадових обов ‘язків. У їх число входять вміння і навички. Людина, якій пощастило отримати таку роботу, повинна вміти спілкуватися з клієнтами, вести переговори (особисті і телефонні), підбирати і систематизувати матеріали, готувати тези виступів та інше. Тобто зрозуміло, що навичок у цієї людини має бути досить багато. Конкретика залежить від напрямку діяльності фірми. Так, наприклад, правовий референт зобов ‘язаний розбиратися в юридичних тонкощах. Буває, що ця посада пов ‘язана з умінням вирішувати організаційні питання. Іншими словами, референт – це “права рука” керівника. Він завжди на підхваті, повинен знати все, що потрібно начальнику для його діяльності.

Деякі “спеціальні” питання професії

Тут варто трохи уточнити те, що зазвичай “приховано за кадром”. Оскільки референт – це саме та людина, яка найчастіше спілкується з начальником, то він зобов ‘язаний мати деякі дипломатичні здібності. Чому? Все просто: керівнику (особливо великого колективу) ніколи розбиратися з усіма нюансами взаємин. Зазвичай він – людина справи. Коли у кого день народження, хто збирається народжувати, у кого є діти – це його цікавить тільки у зв ‘язку з робочими моментами. Всі ці “дрібниці” лягають на плечі секретаря-референта. Він зобов ‘язаний підказати начальнику, коли свято, повідомити про напруженість, що склалася в колективі (якщо вона варта його уваги). Ось і виходить, що раніше сам секретар-референт повинен у всьому розібратися, відсіяти зайве, а потім вже керівника “завантажувати”. Робота ця не з простих! Але це було з області неформальних обов ‘язків.

Основні функції

На долю секретаря-референта в невеликих фірмах випадає практично все діловодство. У великих – його частина. Тобто доведеться навчитися складати листи, правильно оформляти прийом і відправку, реєстрацію, розподіл (якщо він є) і так далі. Ясно, що без ідеального знання російської мови не обійтися. Листи з помилками – це зіпсоване обличчя фірми. Іноді потрібно, щоб на цій посаді працювала людина зі знанням іноземних мов. Далі, референт – це та людина, яка пов ‘язує між собою працівників фірми (або її відділи). У його функції входить правильний розподіл потоків інформації між структурними підрозділами, які працюють на одну велику справу. Референт – професія досить складна, так як доводиться в розумі тримати безліч деталей і фактів. Все це необхідно, щоб керівник відчував себе комфортно, не відволікався по дрібницях від основної лінії.

Особисті риси

Оскільки робота референтом заснована на спілкуванні, то підбирають на посаду людину комунікабельну, неконфліктну. У будь-якій фірмі це “ключовий” пост. Людина, що його займає, має великий вплив як на керівника, так і на колег. Тому порядність тут просто обов ‘язкова. Ще секретар-референт повинен бути пунктуальним, кмітливим, навіть креативним. Потрібно вміти знайти прийнятний вихід з будь-якої ситуації. Референт в першу чергу думає про “обличчя” свого роботодавця, а потім вже про себе. Рівень відповідальності при цьому не просто високий, а глобальний. З таким навантаженням справляється не кожен. Тому потрібно гарненько подумати, перш ніж претендувати на таку посаду. Секретар-референт на робочому місці повинен вміти ставити свої інтереси на другий план. На першому – все, що необхідно для роботи шефа. До речі, саме тому найчастіше цю посаду займають дівчата, так як турбота про ближнього у жінок в крові.

Конфіденційна інформація

Зрозуміло, що при такому тісному спілкуванні безліч фактів, які не варто надавати розголосу, будуть відомі референту. Це не тільки професійні секрети і комерційні таємниці. Найчастіше секретарю, як близькому другу, довіряють і особисту інформацію. Чи варто згадувати про те, що референт зобов ‘язаний вміти зберігати конфіденційну інформацію. Це одна з основних її професійних навичок.

Яка необхідна освіта

Керівник намагається підібрати собі референта, виходячи з напрямку діяльності. Тобто претендент повинен мати диплом, що відповідає роботі фірми. Крім того, часто на цю посаду підбирають людей з юридичною освітою. Це зручно, якщо доводиться часто укладати угоди, готувати інші документи. Серед найпростіших вимог: вільне володіння всіма комп ‘ютерними програмами (офісними), вміння друкувати (швидко і грамотно). Так як референт – це, по суті, порадник, то потрібно володіти навичками пошуку інформації як в Мережі, так і офлайн. Кмітливу людину зі швидкою реакцією беруть на таку посаду частіше, ніж володаря “правильного” диплома, який не вміє швидко опановувати ситуацію.

Місце роботи

Така посада, як секретар-референт, є зараз практично в будь-якому офісі. Найчастіше її тільки так називають, а функції людина виконує різні. Все залежить від розміру фірми, завдань, кількості працівників. У деяких підприємствах секретар виконує ще й функції бухгалтера, в інших – юриста і так далі. Це відмінний старт для людини, яка прагне до кар ‘єрного зростання. За невеликий проміжок часу можна освоїти безліч навичок, оволодіти різними професіями, головне – розібратися в роботі фірми, “помацати” все своїми руками. Але і “крутитися” доведеться дуже швидко. Так як безліч інформації доведеться переробляти в швидкісному режимі. Зате якщо все вийде, то отриманих знань вистачить для того, щоб почати самостійне сходження до тих рубежів, які ви самі для себе визначите. Але це зовсім не обов ‘язково. Так як професія референта, якщо серйозно до неї ставитися, цікава сама по собі. Вона дозволяє не

упиратися у вузький напрямок, постійно оволодівати все новими обсягами знань, вдосконалюватися.

Як пройти співбесіду

Якщо ви вирішили, що впораєтеся з такою відповідальною роботою, то слід подати резюме на наявні вакансії. Обов ‘язково перевірити грамотність відповідей. Врахуйте, що орфографічні помилки зведуть ваші шанси до нуля відразу ж. Стилістика також повинна бути стримано діловою. Кожне ваше слово буде ретельно виважено і обдумано. Потім почнуться “випробування”. Вам доведеться деякий час присвятити тому, щоб довести, що ви зумієте бути гідним помічником керівника. Кожна фірма придумує свої методи. Втім, готуйтеся до того, що вам доведеться розмовляти з різними посадовими особами, підготувати кілька офіційних документів, відповісти на пару телефонних дзвінків. Потрібно врахувати ще й те, що ваша зовнішність буде суворо контролюватися. Тобто “оглянуть” з голови до ніг. Найчастіше ви повинні будете демонструвати діловий стиль в одязі (макіяжі, зачісці). Також небажано користуватися сильними ароматами. Продумайте кожну дрібницю! Все у вас має бути неброским, але привабливим. Порада: тримайтеся скромно, але впевнено. Виявляйте кмітливість, але не нахабство. Тоді все повинно неодмінно вийти!

Секретар і референт як представники секретарської професії

Секретар і референт – доволі різні види секретарської професії. Секретар керівника організації – це помічник, який організує діяльність першого керівника, складає для нього документи, організує наради, переговори, відрядження, здійснює телефонне обслуговування. Референт – це фахівець не лише в галузі секретарської справи, але й у сфері основної діяльності фірми: він готує рішення, доповіді, звіти, виступи керівника, аналізує ситуацію й бере участь в розробленні стратегії і тактики діяльності фірми.

Слово «секретар» походить від латинського слова secret («секрет, таємниця»), а слово «референт» означає «людина, яка повідомляє будь-що».

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336, серед професійної групи фахівців подає характеристику такої професії як референт з основної діяльності, серед категорії технічних службовців – характеристику асистента референта. Довідник визначає завдання та обов’язки, які стоять перед представником цієї професії, вимоги до рівня знань, рівня освіти та стажу роботи (кваліфікаційні вимоги).

В управлінській діяльності функції референта найчастіше виконують секретарі керівника організації або секретарі-референти.

Секретар – одна з найпоширеніших професій на сучасному ринку праці. Без секретаря не обходиться жодна організація будь-якої організаційно-правової форми. Керівник кожної такої організації має секретаря. Секретарі працюють й у представників вільних професій – адвокатів, нотаріусів, а також на малих приватних підприємствах.

Секретаря називають «обличчям фірми», оскільки він завжди на очах, у центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. За останні роки професія секретаря зазнала суттєвих змін. Секретар керівника сучасної фірми повинен не тільки швидко друкувати й правильно оформляти документи, але й складати тексти різних документів, редагувати проекти, не тільки раціонально організувати прийом відвідувачів і телефонне обслуговування, але й самостійно вирішувати багато питань відповідно до доручень керівника. Тому сьогодні секретаря можна не лише назвати «обличчям фірми», а й порівняти з правою рукою керівника, що регулює різні виробничі процеси, володіє оперативною інформацією й перебуває в курсі поточних справ компанії, фірми, організації, підприємства або установи. Найбільшою мірою це стосується недержавних комерційних організацій. Управлінський персонал таких організацій, як правило, досить невеликий. Керівники цих фірм займаються в основному рішенням основних виробничих питань, стратегічними проблемами розвитку своїх підприємств, а значну частину управлінської (у першу чергу – адміністративної) роботи доручають своїм секретарям.

Міжнародний професійний клуб секретарів (Professіonal Secretarіes Іnternatіonal) дав таке визначення сучасному секретареві: «Це ініціативний і розважливий помічник шефа, який володіє всіма професійними навичками, необхідними для офісу, який приймає рішення в межах своєї компетенції й у разі необхідності бере управління на себе».

Хто такий секретар-референт і чим він займається?

Посада секретаря довгий час була найбільш бажаною для безлічі представниць прекрасної статі. Раніше, як правило, від такого співробітника практично нічого не було потрібно, крім привабливої зовнішності. Однак зараз все змінилося, часом такий співробітник є важливою частиною колективу і повинен бути готовий до виконання безлічі функцій. Як наслідок, часто він буває сильно завантажений роботою. Про те, в чому ж полягають ці обов’язки, яким вимогам необхідно відповідати, щоб отримати пропозицію про роботу, читайте в цій статті.

Особливості

Професія «секретар» своїм корінням сходить до часів Стародавнього Риму. «Секретарями» були довірені особи імператорів – чоловіки, які мали великий політичний вплив. Свій новий початок ця професія отримала в роки Першої світової війни, але вже мала на увазі виконання зовсім інших обов’язків. До нашого часу дійшли лише відгомони початкового значення «секретаря» у вигляді таких посад, як генеральний секретар і державний секретар.

У наші дні професія секретар-референт вимагає виконання роботи, пов’язаної з документами, організацією діловодства, управлінням оргтехнікою та іншими функціями. Важливими навичками для секретаря-референта вважаються комунікабельність і уважність. Приставка «референт» означає, що співробітник буде спілкуватися з начальством з приводу різних робочих справ. Очевидно, що конкурентність серед бажаючих зайняти цю посаду висока, особливо у великих фірмах або компаніях. Специфіка навичок, якими повинен володіти секретар, іноді може залежати від області діяльності фірми. Простіше кажучи, у фірмі, що займається збутом техніки, секретарю потрібно буде знати тонкощі ведення бізнес-переговорів. Однак це зовсім не обов’язково, для кожної компанії все індивідуально.

Великі рекрутингові компанії стверджують, що ця посада, поряд з посадою водія та іншими подібними вакансіями, передбачає велику кількість переробок у позаробочий час. Люди, які перебувають на даних позиціях, змушені підлаштовуватися під графік начальства і бути готові працювати мало не 24/7. Зараз популярність набирають «віртуальні секретарі», які виконують більшу частину обов’язків звичайного секретаря для тих фірм, які не мають можливості знімати офіс або ж просто цього не роблять через економію коштів. Окремо потрібно відзначити важливість зовнішнього вигляду секретаря. Секретар повинен одягатися в діловому стилі, уникати яскравого, епатажного і недоречного макіяжу, зачісок.

Не вітається використання парфумів з помітним ароматом, але вітається скромний, привабливий зовнішній вигляд.

Посадова інструкція

Даний документ містить в собі всі обов’язки, що стосуються діяльності співробітника. Також посадова інструкція містить права співробітника і опис вимог до нього. Цей документ містить інформацію і про те, хто повинен буде заміщати співробітника в період його відсутності. Варто також відзначити той факт, що при необхідності посадова інструкція може бути переглянута і змінена. Це може статися в наступних випадках.

• Зміна обов’язків секретаря-референта.
• Поява змін у документаційному забезпеченні організації.
• Поява змін у структурі організації.

Обов “язки

Нижче представлені основні обов’язки секретаря-референта.

• Найчастіше людина, яка перебуває на цій посаді, відповідає за забезпечення офісу канцтоварами. Також він повинен замовляти продукти, якщо це необхідно. Прямий обов’язок секретаря – замовляти кулер з водою і стежити за його наповненістю.
• Секретар-референт повинен приймати дзвінки для керівника і виробляти їх «відсів».
• Також він повинен організовувати порядок прийому відвідувачів.
• Людина, яка перебуває на цій посаді, підпорядковується безпосередньо генеральному директору компанії. Таким чином, більша частина виконуваних обов’язків буде пов’язана з його проханнями і наказами.
• Список обов’язків також включає в себе прийом і відправку прийнятої і відправленої кореспонденції, підготовку будь-яких необхідних документів на прохання генерального директора, контроль документів, які директору необхідно підписати.
• Секретар також передає необхідну інформацію від директора до працівників і навпаки, викликає працівників до директора за потребою.
• Даний співробітник також часто взаємодіє з адміністративно-господарським відділом. Іноді він може погоджувати зі співробітниками цього відділу питання забезпечення офісу канцелярським приладдям та інвентарем. На відміну від першого пункту, описаного вище, даний пункт не завжди прописується в посадових інструкціях секретаря-референта.
• Секретар повинен замовляти квитки на літак і бронювати кімнати в готелях у разі, якщо директор або інші співробітники відправляються у відрядження.
• У деяких організаціях секретар повинен повідомляти начальство і/або інших співробітників про майбутні святкування, дні народження співробітників і святкові дні. Іноді цим займається HR-фахівець.
• Секретар щодня повинен готувати приймальню директора до початку нового дня – вмикати світло, офісну техніку (принтер, комп’ютер і так далі), готувати необхідні документи.

Відповідальність

Секретар-референт повинен відповідально ставитися до документообігу і не має права розголошувати конфіденційну інформацію. Такий співробітник несе відповідальність за збереження документів і їх своєчасну подачу начальству. Секретар несе відповідальність за невиконання обов’язків, прописаних у посадовій інструкції, тобто за невиконання своїх робочих функцій, у тому числі і таких порушень, як запізнення. У співробітника можуть виникнути проблеми, якщо він буде халатно ставитися до роботи з документацією.

Відповідальність несеться за розголошення конфіденційної інформації, яка відноситься до розряду «комерційної таємниці». Співробітнику забороняється псувати інвентар, зокрема, меблі, надані йому або належний компанії. Секретар несе відповідальність за нетактовне або грубе ставлення до співробітників. Так як він повідомляється з усіма іншими співробітниками практично щодня, то секретар повинен бути неконфліктним і дипломатичним.

Відсутність демонстрації даних якостей може призвести до звільнення секретаря.

Права

У першу чергу секретар-референт має право запитувати різні документи, необхідні йому для роботи у різних співробітників. Секретар може розподіляти телефонні дзвінки в залежності від їх важливості на свій розсуд. Те ж стосується і порядку прийняття відвідувачів у приймальні. Він також може вимагати пояснень від співробітників, якщо мало місце дисциплінарне порушення. Секретар-референт також має доступ до документів під грифом «конфіденційно».

Звільнити або найняти такого співробітника може лише генеральний директор, а не голова відділу або департаменту, як в інших випадках. Те ж стосується і винесення доган. Секретар може вносити на розгляд керівництва пропозиції з приводу поліпшення роботи з документацією або методів управлінської праці. Також він може оптимізувати деякі робочі процеси. Як і будь-який інший співробітник, він має право вимагати створення комфортних умов для праці і навіть може в усній формі вимагати пояснень від співробітників, які порушують трудову дисципліну.

Знання і навички

Як правило, робота секретаря оцінюється виходячи з його виконавчості та оперативності. Таким чином, інші навички є другорядними. Співробітник повинен вміти спілкуватися з людьми, вести переговори, мати грамотно поставлену мову. Повинен вміти вирішувати різного роду організаційні питання, користуватися програмами Microsoft office – Excel, Power Point, Word та іншими.

Освіта

Жорстких вимог до освіти немає, як і до здобутої спеціальності. Однак освіта обов’язково має бути, нехай і середня спеціальна. Випускникам юридичних факультетів віддається перевага через те, що робота здебільшого пов’язана з веденням документації. Бажаний досвід роботи від 1 року. Альтернативою досвіду роботи може вважатися проходження курсів з підготовки секретарів.

В іноземних компаніях від майбутнього співробітника можуть вимагати знання тієї чи іншої іноземної мови. Секретар повинен бути в змозі грамотно викладати свої думки, писати і складати документи без граматичних помилок.

Найчастіше посадова інструкція може містити в собі неповний список прав, обов’язків і вимог до секретаря-референта. Особливо це стосується обов’язків – фактично їх список ширший.

Місце роботи

Попит на дану професію великий. Як правило, така діяльність найкраще підходить молодим фахівцям, які нещодавно закінчили навчальні заклади. Дана діяльність – це прекрасна можливість дізнатися структуру роботи компанії. Вважається, що на цій посаді можна набути добрих навичок майбутнього хорошого менеджера. Оскільки секретар-референт виконує широкий спектр обов’язків, то є важливим і необхідним співробітником навіть для найменших компаній.

Насамкінець варто зазначити, що шаблон, відповідно якому секретар повинен лише вміти добре варити каву і відповідати на телефонні дзвінки, далекий від істини. Тепер це фахівець широкого спектру.