Реєстрація касового апарату – що необхідно знати ?

Вже з 1 квітня 2021 року всі українські підприємці, за винятком першої групи, в разі продажу товарів і надання послуг з використанням готівкових та безготівкових розрахунків, зобов’язані будуть вести реєстр розрахункових операцій з подальшим видрукуванням відповідних розрахункових документів. Для цього їм знадобиться зареєстрований, опломбований у встановленому порядку та переведений у фіскальний режим касовий апарат, він же PPO (реєстратор розрахункових операцій), ККА (контрольно-касовий апарат) або ККМ (контрольно-касовий модуль).

Безумовно, зайнятися підготовкою до реєстрації касового апарату кожен суб’єкт господарювання може особисто. Але … Не факт, що цей процес не відніме у нього багато часу і сил, а також не призведе до зайвих витрат. Адже навіть весь час утримуючи «руку на пульсі», складно не пропустити важливі зміни в законодавстві. Зовсім інша справа, якщо подібним питанням займатимуться справжні знавці своєї справи, такі як фахівці з холдингу професійних послуг ЗКГ. Вони не тільки швидко і доступно пояснять індивідуальним підприємцям (ІП), в яких випадках доцільно застосовувати подібні механізми, а й оперативно подадуть до податкової служби всі необхідні документи для їхньої реєстрації, перереєстрації або зняття з обліку.

Порядок реєстрації касового апарату: актуальна процедура введення в експлуатацію PPO в Україні

Який порядок реєстрації PPO в Україні? Як поставити на облік касовий апарат особисто? Які терміни установки онлайн кас для ІП? Сьогодні ці та багато інших аналогічних питань все частіше спливають в пошукових системах українських представників малого бізнесу. З огляду на гостроту цього питання для величезної «цільової» аудиторії, пропонуємо розглянути актуальну процедуру введення в експлуатацію контрольно-касового модуля (ККМ), реалізувати яку можна також і через Електронний кабінет платника податків. Отже, реєстрації PPO передбачає наступний порядок:

• перший крок – вибір і купівля касового апарату: здійснюється відповідно до потреб бізнесу;
• наступний етап – вибір Центру сервісного обслуговування PPO (ЦСО) і укладення з ним договору на ремонт і сервісне обслуговування апарату – вимога, передбачена законодавством. Договір укладається в електронному вигляді, про що ЦСО і повідомляє Державну податкову службу;
• далі – подача заяви про реєстрацію касового апарату. Завдяки Електронному кабінету платника податків, сьогодні поставити на облік PPO індивідуальному підприємцеві (ІП) не так уже й складно. Адже замість цілого пакету документів йому достатньо заповнити заяву про реєстрацію касового модуля в електронному вигляді. Для паперового документообігу передбачено реєстраційну заяву за формою №1-PPO. Заповнений документ подається в органи ДПС за основним місцем обліку суб’єкта господарювання, як платника податків. Після чого (протягом двох робочих днів) посадова особа контролюючого органу приймає рішення про можливість реєстрації PPO, звичайно, якщо немає підстав для відмови, надаючи в ЦСО інформацію у вигляді довідки про резервування для нього фіскального номера;
• подальша дія – введення касового апарату в експлуатацію. Цим займається уповноважений співробітник ЦСО, з яким попередньо було укладено договір на обслуговування PPO. На підставі отриманої довідки про резервування фіскального номера він проводить ряд таких операцій: фіскалізує контрольно-касовий модуль (ККП), підключає його до еквайра та опломбовує. Ця процедура відбувається протягом трьох робочих днів. Після введення PPO в експлуатацію, ЦСО зобов’язаний надати акт і довідку про його опломбування до органів ДПС (можна електронний варіант), а підприємцю видати оригінал документа в паперовому вигляді;
• наступна операція – безпосередня реєстрація касового апарату в податковій службі. Не пізніше, ніж через два дні після отримання документів від ЦСО, відповідальний співробітник Державної фіскальної служби повинен видати підприємцю реєстраційне свідоцтво, яке засвідчує реєстрацію PPO в контролюючому органі;
• завершальний етап – установка касового апарату в належне місце і його підключення до мережі Інтернет. Цю процедуру здійснює співробітник ЦСО.

Важлива деталь: реєстрація резервного контрольно-касового модуля (ККП) виконується в аналогічному порядку, як і реєстрація основного РРО. З однією лише різницею – у випадку з реєстрацією резервного PPO в правому верхньому кутку реєстраційного свідоцтва робиться відмітка «Резервний», в першому його рядку вказується назва та адреса підрозділу, де він буде зберігатися, а в інших графах – найменування та адреси одиниць господарювання, де його будуть експлуатувати. Що стосується реєстрації портативних касових апаратів, які найчастіше використовуються у випадках доставки товарів покупцям і дозволяють проводити розрахункові операції безпосередньо на місці, де вони реалізуються, то процедура – незмінна. Тобто їхня реєстрація здійснюється в загальному порядку. Єдине, що в заяві вказується назва та адреса господарської одиниці, де будуть реалізовуватися товари та здійснюватися розрахункові операції.

Установка касового апарату (PPO): терміни й вартість

Бажаєте уникнути штрафів і санкцій від податкової служби? У такому випадку неодмінно оснастіть власну господарську одиницю касовим апаратом, оперативно зареєструвати який допоможуть фахівці холдингу професійних послуг «Західна консалтингова група». Чому вигідно довірити реєстрацію PPO саме нам? Все просто:

• оскільки ця процедура – обов’язкова вимога законодавства, то виконати її важливо правильно і без претензій з боку контролюючих органів. Але для цього, як відомо, потрібні ґрунтовні знання процедури та законодавчої бази. А у кого, як не у практикуючих юристів і бухгалтерів, їх більш ніж достатньо?
• порядок реєстрації касових апаратів періодично змінюється. Щоб не витрачати час на вивчення нових правил (у вас ця процедура може зайняти від двох тижнів до місяця), довіртеся професіоналам, які постійно стежать за всіма змінами в законодавстві, тому знають напевно, як правильно і в які терміни оформити PPO. Після того, як наші фахівці подадуть документи в ДПС, до моменту отримання реєстраційного свідоцтва в середньому проходить 7-10 днів;
• з нами ви економите не тільки дорогоцінний час і нерви, а й грошові ресурси. Безумовно, сьогодні процедура реєстрації касового апарату спрощена. Але без грамотно оформлених документів, ви можете отримати відмову, що призведе до фінансових втрат. У той час як ми гарантуємо позитивний результат. Та й до того ж, вартість наших послуг – «не захмарна», а отже цілком «по кишені» і юридичній особі, і індивідуальному підприємцеві (ІП).

Крім взаємодії з відповідальними співробітниками ДПС та працівниками сервісних центрів, в разі необхідності ми готові допомогти вам купити сам контрольно-касовий модуль (ККП) за вигідною ціною.

Реєстрація касового апарату: необхідні документи

Щоб нашим фахівцям з першого разу вдалося отримати дозвіл для вас на установку та експлуатацію PPO, вам необхідно подати такі документи:

• копії відповідних сторінок паспорта та ІПН – для фізосіб;
• виписку про реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності;
• договір купівлі-продажу касового апарату та його паспорт;
• договір про технічне обслуговування і ремонт РРО;
• договір оренди або будь-який інший документ на право власності або тимчасового використання господарської одиниці, на якій планується використання PPO.

Цікавить: чи потрібен касовий апарат для ІП на спрощеній системі? А можливо у вас виникли інші схожі запитання? Фахівці холдингу професійних послуг ЗКГ обов’язково допоможуть знайти відповіді на них.

Перереєстрація, скасування реєстрації та зняття з обліку касового апарату: короткий алгоритм дій

Перш за все, варто згадати про те, що касовий апарат (PPO) – це найважливіший елемент торгової діяльності, на придбання якого бізнесменам доводиться витратитися. Тому не дивно, що у деяких з них виникає логічне запитання: чи можливо експлуатувати контрольно-касовий модуль (ККП) в іншому місці торгівлі, ніж зазначено в реєстраційному свідоцтві? Якщо так, то, що для цього потрібно?

Перше, що необхідно зробити для того, щоб з’явилася можливість застосовувати касовий апарат в іншій господарській одиниці (торговельній точці), – це перереєструвати його. Для цього необхідно подати в ДПС такі документи:

На їхній підставі відповідальна особа контролюючого органу здійснює перереєстрацію PPO шляхом внесення відповідних змін до програмного забезпечення. Ця процедура займає не більше двох робочих днів з моменту подачі документів. Через цей час суб’єкт господарювання отримує нове реєстраційне свідоцтво.

Втім, для перереєстрації касового апарату є й інші підстави. Зокрема такі:

• зміна даних про суб’єкт господарювання, зазначених у реєстраційному посвідченні. А саме: податкового номера, серії та номера паспорта, найменування та сфери експлуатації PPO;
• виявлення розбіжностей або помилок в записах реєстраційного свідоцтва;
• втрата реєстраційного документа або його непридатність для подальшого використання.

У всіх цих випадках суб’єкт господарювання або його представник протягом п’яти робочих днів повинен звернутися до контролюючого органу із заявою про перереєстрацію касового апарату.

Що стосується зняття з реєстрації контрольно-касового модуля (ККП), то «приводів» для цього може бути декілька:

• в добровільному порядку – скажімо, якщо виникло бажання припинити бізнес або змінити напрямок діяльності (наприклад, при переході на 1 групу єдиного податку, коли касовий апарат не потрібен). Інший варіант: зміна власника PPO. Крадіжка РРО – ще одна підстава для скасування його реєстрації (у цьому випадку разом із заявою в ДПС надається копія протоколу з поліції);
• примусове зняття з обліку касового модуля співробітниками податкового органу. Це трапляється якщо: закінчився термін служби або період експлуатації PPO, зазначений в паспорті; було встановлено, що конструкція касового апарату або його програмне забезпечення не відповідає представленій модифікації; було виявлено, що реєстратор розрахункових операцій використовується у сфері, не передбаченій державним реєстром для цієї моделі.

Немає часу на вивчення всіх тонкощів, пов’язаних з постановкою на облік касового апарату? Наші фахівці завжди готові прийти на допомогу, пропонуючи вам послугу реєстрації PPO «під ключ».

Сервіс програмного РРО «Каса»

Реєструйте торговельні точки, касирів та каси, не відвідуючи податкову службу, вносьте товари й послуги до довідника, фіскалізуйте готівкові та безготівкові операції. Стежте за продажами в режимі онлайн.

В онлайн-кабінеті програми ви працюєте тоді, коли зручно вам, а не в робочий час банку. Вам не потрібно телефонувати чи їхати до банку або податкової інспекції, заповнювати якісь папери… Тепер усе можна зробити в онлайн-кабінеті в будь-який час.

Додаток вбудований у POS-термінали та виконує функцію касового апарата.

Два в одному. Замість касового апарата й прив’язаного до нього POS-термінала тепер працює один POS-термінал. Продаж товарів, оформлення інкасації, внесення до каси готівки для розміну – усе через POS-термінал на базі ОС Android.

«Каса»: скільки коштує, кому підходить, як користуватися та встановити

Вартість користування сервісом закладено в тарифі з еквайрингу.

Бізнес повинен фіскалізувати операції і хотів би зробити це зручно та з мінімумом витрат. Поєднуємо в одному пристрої зручність для касира й необхідність ведення обліку торговельних операцій. Онлайн-сервіс «Каса» підходить будь-якому бізнесу, який працює законно.

Просто. Особливих знань і підготовки не треба. Усі касири користуються касовим апаратом. POS-термінал з опцією фіскалізації – це те саме, тільки простіше. Ми підготували покрокові інструкції з усіх необхідних операцій.

Важливо! Касир (або інший працівник, відповідальний за операції з фіскалізації) повинен мати активний сертифікат електронного підпису SmartID від ПриватБанку.

Навчальне відео

Поширенi питання

Що таке ПРРО від ПриватБанку?

Це сервіс «Каса» – онлайн-кабінет у «Приват24 для бізнесу» й додаток для POS-термінала банку.

Які електронні підписи використовують у сервісі «Каса»?

Для роботи із сервісом «Каса» потрібно мати кваліфікований електронний підпис SmartID від ПриватБанку.

Чи можна використовувати ПРРО без еквайрингу від банку?

Ні, сервіс «Каса» – це додатковий функціонал еквайрингу.

На яких POS-терміналах працює додаток «Каса»?

На сьогодні додаток працює на POS-терміналах моделі PAX А930.

Підключити сервіс «Каса» можна через «Приват24 для бізнесу» в розділі «Інші послуги».

Чи потрібно реєструвати ПРРО в кабінеті податкової служби?

Ні, реєстрацію торговельної точки, ПРРО та касирів реалізовано в особистому кабінеті сервісу «Каса».

Вартість користування сервісом закладено в тарифі з еквайрингу.

Чи підтримує ПРРО банку операції з готівкою?

Так, сервіс підтримує операції з готівкою та платіжними картками.

Чи можна внести товари до ПРРО банку?

Так, ви можете сформувати довідник товарів/послуг в особистому кабінеті сервісу «Каса».

Чи можна працювати з ваговим товаром?

Сервіс «Каса» підтримує роботу з ваговим товаром.

Чи можна вести облік товарів/послуг у ПРРО банку?

Поки що такої функції немає.

Чи можна інтегрувати ПРРО банку із системою обліку товарів?

Інтеграція в процесі розроблення.

Реєстратор розрахункових операцій (РРО або касовий апарат) – апаратний пристрій, призначений для реєстрації розрахункових операцій під час продажу товарів (надання послуг). Дозволені для використання пристрої вносять до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій.

Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) – програмне забезпечення, яке дає змогу суб’єкту господарювання за допомогою ПК, смартфона/планшета чи інших програмних рішень реєструвати розрахункові операції.

Хто повинен використовувати РРО/ПРРО?

З 1 січня 2022 року ФОП другої-четвертої груп спрощеної системи оподаткування мають використовувати РРО або ПРРО та надавати покупцям (одержувачам послуг) фіскальний чек на місці здійснення розрахункової операції.

Хто може не використовувати РРО/ПРРО?

ФОП, які здійснюють розрахунки тільки в безготівковій формі, і ті, що перебувають на спрощеній системі оподаткування першої групи.

Чи можна одночасно використовувати РРО та ПРРО?

Законодавством не встановлено жодних обмежень щодо одночасного використання РРО та ПРРО.

Чим регламентується використання РРО/ПРРО?

Законами України від 20.09.2019 № 128-IX та № 129-IX, відтермінованими на рік Законом від 01.12.2020 № 1017 через карантин.

Чи потрібно вести облік товарів у разі використання РРО/ПРРО?

Ні, обов’язковий облік товарів передбачено для платників ПДВ та суб’єктів господарювання – реалізаторів ризикової групи товарів (технічно складних товарів, лікарських засобів і медичних виробів, платних послуг у сфері охорони здоров’я, ювелірних виробів із дорогоцінних металів).

Для яких розрахунків використовують РРО/ПРРО?

РРО/ПРРО використовують у разі оплати:

• готівкою;
• через POS-термінал карткою або за допомогою Apple Pay та Google Pay;
• через ПТКС небанківської установи (готівка й картки);
• дистанційно з використанням реквізитів картки, зокрема через додатки мобільного банкінгу.

Для яких розрахунків не використовують РРО/ПРРО?

РРО/ПРРО не використовують у разі:

• перерахування коштів із рахунку на рахунок юридичної особи чи ФОП (з використанням реквізитів розрахункового рахунку);
• перерахування грошей через касу банку;
• оплати через термінал самообслуговування (готівка й картки).

Чи надає банк РРО (касовий апарат)?

Послуг зі встановлення РРО (апаратних пристроїв) та їх обслуговування банк не надає.

Чи можна підключити термінал до РРО?

Так, якщо касовий апарат підтримує підключення.

Чи надає банк витратні матеріали?

Ні. У разі користування додатковим сервісом програмного реєстратора розрахункових операцій як власної, так і зовнішньої розробки, встановленим на POS-термінал, витратні матеріали банком не надаються.